浅议网络环境下高校图书馆办公室工作

高校图书馆办公室的工作细碎、繁琐，工作人员经常来往于各部门间协调沟通；许多痕迹需要保留归档，因而除了学校要求的报送内容外，办公室自己根据情况也保留了大量纸质原稿。原有的“写文章用纸笔，办事情靠跑腿”旧模式随着网络的日益影响与计算机应用的渗透，高校图书馆办公室工作方式和内容也发生了很大的变化，高校图书馆办公进入了自动化、数字化和网络化。

一、网络环境下高校图书馆办公室工作方式和内容的变化

以往各项行政、人事、规章制度等档案资料的统计与保管落后，不能及时与兄弟院校图书馆进行沟通和相互学习，不能及时处理有关文件，接收学校政务信息落后和迟缓，各种文件靠人工传递，这样的方式耗时、处理周期长和时效性差。使图书馆办公室工作朝着事务处理信息化、咨询决策智能化、指挥调度现代化的管理目标迈进，是提高工作效率的重要保障，网络环境下高校图书馆办公室管理工作势在必行。

1.文档管理纳入浩瀚系统

传统的文件管理是把文件原稿复印、存档，一部分文件按学校规定送到档案室统一存放，一部分自己留底。日积月累每个办公室都有许多数年的档案材料，需要查阅时特别费时费力，由于人员的更换，有些文件找不到尤其是部门自己归档的那部分。近年来，我校档案管理进入电子化，组织各部门指定档案管理人员每年参加学校的档案培训，文档纳入浩瀚系统管理。我馆按浩瀚系统的统一要求，在计算机上建立专门存放图书馆文件的文件夹，并分类录入完成各项文档、材料，使纸质文件电子化，提高了文书档案的分类、归档和保管工作。这样，避免因人员变动等原因导致档案的人为遗失，同时也方便了各部门的随时调阅。

2.固定资产管理规范录入

固定资产管理是图书馆一项很重要的工作。传统的固定资产管理是运用卡片、单证等纸质介质来进行。我馆于2007年评估期间对资产进行了一次较为彻底的清理，在进行了清点核实、报废处理后，对在用资产作了电子录入管理。之后，学校的固定资产管理开始步入电子化管理。我们参加了学校的固定资产录入系统培训学习，开始用现代办公软件管理图书馆的固定资产，根据学院资产管理处的要求，清理核对、统计上报和报废资产、申报设备采购，及时规范录入固定资产系统，提高了工作效率，规范了部门的资产管理，避免了以往资产管理上登记不清、实物与使用部门、管理者不符的状态。

3.宣传报道网络化

以往的宣传报道我们都是以报纸等纸质形式出现，每月或定期出版，每做一期要到各部门去收集信息、编辑，再送到报社排版校对，最后运回来，不仅时间精力费用花不少，而且许多消息时效性也过了，学校的大多师生由于各种原因都没看到或去注意过我们的报纸，所以宣传只是部门的“历史记录”，失去了应有的意义。现在我们的宣传报道均是以电子文本为主，在计算机上形成电子文本，及时将馆内动态向外发布，直接传送到校园网主页上，大家直接点击上网了解很方便，可以使读者更快地了解图书馆最新最快的咨询、最新动态、工作内容，以便了解图书馆现状，能更好地服务于广大读者。

4.财务管理程序电子化

图书馆的经费管理涉及办公、设备和图书采购等，点多面广。如省财政厅和学院关于省级财政项目支出预算、编写申报图书专项经费等，津贴的制作上报、年度财务预算和事业单位公务卡的推行，均依照学校的财务预算和管理相应的电子系统进行制作的。规范的操作，加上纸质的签字盖章，使帐物两清、帐目清楚、签登完备，程序清楚。

二、网络环境下做好高校图书馆办公室工作的对策

1.打破世俗的观念，重视办公室工作的发展

图书馆办公室的工作不容易做好，但对全馆又十分重要。办公室是各部门的集中点，但又是忽视点，和大家关系不大时，就显得受到的关心、帮助少。办公室工作人员的地位、作用乃至形象并不能为人们所完全理解，办公室工作人员常处于一无名、二无利、吃苦受累还受气的局面，这种因素的制约，也使办公室工作人员不能充分地履行其职责。有事找办公室，没事地位就显现不出来，这与世俗的观念密不可分。大家总认为在办公室不需要多少文化水平，杂活谁都会干。很多领导也有这样的认识，对办公室工作没有得到足够的重视。由于时间、精力有限，不少高校图书馆领导往往只注重业务部门建设，感觉办公室就是做一些具体的事务，随便哪个都可以接替，不像专业人员缺一不可，不捅漏子就行，长此以往，办公室成了一个单纯的事务性机构，工作人员培养机会少，流动性大，造成了办公室工作缺乏长远的发展规划，使工作质量提升受到限制。因此，图书馆领导一定要认识到办公室的重要作用，尤其是在网络环境办公下，办公室工作的方式和内容已经发生了很大变化，要制定合理的发展规划，在业务培训、职称评定等方面给予办公室工作人员以支持和鼓励，支持办公室的发展。 2.更新理念，树立创新管理的观念

图书馆必须在办馆理念和内部管理理念上不断创新。而办公室作为图书馆内部管理最重要的一环，管理理念的创新尤为重要。利用先进的设备、现代化的手段、采取灵活的方法，方便快捷地做好“服务”工作，使作为承上启下、沟通内外、联络各方的“桥梁”和“纽带”的办公室在工作中不断赋予“服务”以新的内涵，从而带动图书馆管理整体理念上的不断创新。

3.加强图书馆队伍建设

图书馆办公室不但要保障“硬件”投人，即现代化办公设备，先进的网络技术等，同时还要重视“软件”投人，即智力投资。在积极创造外部条件，改善办公设备，紧密依托校内外网络的同时，要完善智力投资机制，提高人才综合素质和能力，以保证办公室工作的高效运转。针对办公室人员专业培训学习时断时续、没有计划或靠自身去找机会学习的现状，今后图书馆办公室应根据自身工作性质，以不同人员的条件，轮流组织参加一些定期、不定期的讲座、业务培训、课题研究、以及授课等。通过有目的的参与，才能有计划地加强业务学习，提高了业务能力，促进和提升办公室的工作。

4.提高馆办工作人员的业务素养，与时俱进，肯于钻研，提高办事效率

馆办工作职责包括文秘、采购、人事、财务管理、对外联络、后勤保障等。不但要熟悉本部门业务，还要熟悉其他部门业务，熟悉图书馆自动化管理体系等。通过申报课题、文献传递服务等来进一步钻研业务，调查了解业务工作，发现不足，提升办公质量。

图书馆工作网络化、信息化的发展，要求馆办要掌握图书馆系统软件的使用，通过计算机和网络进行信息的获得和发布等，提高工作效率。提高办公室人员文化素质和业务素质，可以有计划地采取多种方式对馆办工作人员进行继续教育学习和业务培训，鼓励根据自身特点、自身专业，有目的地选择继续深造，如高校教师硕士、图书情报硕士等，通过“走出去”、“请进来”的方式举办学术研究和交流活动，外出参观、考察，学习先进的图书馆办公室管理理念，达到提高图书馆工作和服务水平的目的。

图书馆自动化、网络化的发展，图书馆办公室的工作模式也应随之转型，图书馆办公室工作人员应不断探索办公室工作的创新之路，在创新服务内容、提高服务质量上下功夫，增强先进的管理理念。只有不断创新服务内容，服务质量才会不断提高，办公室的价值也才能得以充分体现，以更好地更快地适应网络环境，促进图书馆事业的发展。

[1]黄嘉慧. 高校图书馆办公室工作漫议[J].图书馆论坛. 2005(4).