平职学院图书馆专业纸质过刊快速查找管理系统的研究与实践

1.引言

平职学院是平顶山工业职业技术学院的简称，图书馆为提高，图书馆的服务质量，提高过刊的利用率图书馆提出了《专业纸质过刊快速查找管理系统的研究与实践》项目。该项目的意义：

（1）合理有效的利用过刊可以弥补我院专业图书不足的弊端；

（2）科学合理的管理过刊对我院教研与科研整体水平的提升具有极积的促进作用；

（3）有效的利用过刊是我院毕业生了解和掌捂最新科技技术和科技发展方向的有效途径；

（4） 合理有效的管理过刊对弥补我院因经费不足所购专业图书少所造成的不足。

2.过刊管理系统总体方案的构建

2.1 构建思路

通过借鉴学习其它高校图书馆提高过刊利用率的管理方法、经验，结合我院专业开办情况及图书馆的过刊种类、数量的实际数，提出提高我院过刊利用率的科学管理方法。

2.2 过刊管理方法的研究

目前，我馆过刊的管理实况是：2001-2010年的杂志都已装成合订本上架，2011年下架，2012年还未下架，共计杂志有2万册，在这2万册中，与我院开办的专业相关，相同的专业杂志大约有5万多册，主要涉及：机电、自动化、计算机、机械、采煤、经济、军事、体育、教育等种类，根据我院现开设专业的情况，结合我院教研与科研的实际水平和专业教师撰写论文及毕业生搞毕业论文的实际需要，我们选择：机电、自动化、计算机、机械、采煤、经济、体育、教育等种类进行分类，并按时间的先后进行上架，兼顾管理的实际需要，采用挑选，保留，处理的措施。

1 挑选

将与我院教研与科研的实际水平和专业教师撰写论文及毕业生搞毕业论文的实际需要专业杂志挑选出后按杂志出版时间的先后摆放在书架上。

2 保留

将每年下架的所有杂志，按时间的先后、种类摆放在书架上，挑选完专业杂志后，将其余过刊按出版时间先后摆放在保留书架上，为每年的各种检查做准备。

3 处理

当杂志保留三年后，就需及时进行处理，处理方式可通过低价买卖，对破损严重或无利用价值的杂志当破烂处理，以腾出架子来摆放后序订购的杂志。

2.3专业过刊在书架的准确定位的实现

为了使过刊杂志能在图书馆准确定位，我们提出三步定位法；第一步把书架在图书馆准确定位，方法是：通过给书架按统一规则编上号（比如开始按顺时针方向第一架、第二架…………）这样就把书架在楼层上准确定位了；第二步把过刊杂志在书架上准确定位，实现方法是：通过把过刊杂志按中图分类法分类后，按过刊的出版时间和分类号的先后次序把过刊杂志摆放在书架上；第三步把过刊杂志摆放在架的相关查询信息通过添加的方法填入系统管理软件地址词典中，实现方法是：把各书架上杂志按图书分类的顺序号统计后，填入系统管理软件地址词典中，这样在杂志查询管理系统查询的结果就和杂志在馆的具体摆放位置对应起来，为实现过刊杂志的准确查找做好了前期准备，实现了图书在书架上的准确定位和快速查询。通过这三步定位就实现了三个定位；①过刊杂志在图书馆的准确定位；②过刊杂志在书架上的准确定位；③过刊杂志在管理系统中的准确定位。

在书架上摆放和过刊杂志上架时应注意以下三点：①摆放书架时书架间的间距要合理，不能太大也不能太小；②为方便读者查找过刊杂志，同类过刊杂志尽量摆放在临近的几个书架上；③为了使归还的过刊杂志易于上架，过刊杂志摆放要合理，不要挤太紧，并在书架上用书立把过刊杂志摆好。

2.4过刊书架在图书馆摆放位置的确定

由于现在过刊都在我院图书馆五楼西恻摆放，现有7架，并随着时间的推移会逐年递增，为了减轻过刊整理的强度，整理后的过刊架仍然摆放在五楼西恻，这样挑出杂志后方便上架。

2.5专业过刊在书架的科学摆放

由于专业过刊大多是每月一期或两期，为了读者便于查找，在书架上摆放时一般以年为界，即把一年的杂志放在一起，用书立搁开，当过刊数量少（比如一季度一本时），可将几年的放在一起，并以时间的延续顺序摆放。

3.管理系统软件的开发

3.1 过刊数据库的构建

为了使读者快速查找到所需的过刊，目前我院现有过刊10架，我院自2001年我院升格为大专院校以后才对杂志的订购有按国家对高职院校杂志数量等要求进行订购，随着时间的推移，杂志逐年的增多，按目前的管理方法管理，若干后过刊的数量将会达到几十架，按目前的管理方法，查找一本所需的过刊可能会耗费读者好几小时的时间，因此过刊的科学管理将是我院图书馆工作的一项重要内容，为了更好的管理过刊，结合我院的特点，我们构建符合我院实际，提高过刊利用率的过刊快速查询管理系统，目的是通过该管理系统的应用，提高我馆杂志的管理水平，提高我馆的服务能力。

3.2软件开发的技术要求

为了方便读者快速查找到所需过期杂志在图书馆的准确位置，同时方便软件的开发，对软件开发提出如下要求：

1 所建的数据库应包括书名、杂志出版日期、杂志在图书馆摆放的准确地址定位信息。

2 所建的数据库书名字格不超30个字。

3 所建的数据库出版日期只包括年月。

4 所建的数据库的地址信息包括书架号（第几架）、书架A、B面及书架第几层数等详细内容。 5 查询时通过输入书名、出版年月就能查到图书在书架的具体摆放位置（第几架第几层的A面或B面）。

3.3软件的功能要求

为满足使用的实际需要开发的软件需要具备如下功能：

（1）添加功能：主要是对每年新增的过刊进行添加，丰富馆藏的内容。

（2）修改功能：主要是对添加不准确的信息进行修改，或对调整了书架号的杂志进行摆放位置进行修改，使实际信息与管理系统软件中的信息保持一致，方便读者查找。

（3）恢复功能：主要是对因操作失误导致的信息丢失，点击恢复功能可使丢失信息归位。

（4）删除功能：主要是对不用的数据或录入错误的数据进行删除，从而留有足够的内存，缩短查询所需的时间。

4.查询软件的测试

为了检验开发的软件可靠性和实用性，对管理系统软件进行测试，为保证测试结果的客观公正，软件测试由科研处牵头，教务处组织，图书馆配合的组织方式测试。

5.过刊查询管理系统的使用

5.1过刊查询管理系统的安装

在安装有XP软件的任何一台都可安装该管理软件。

5.2过刊查询管理系统的使用

在安装好过刊查询管理系统的软件的电脑上，操作步骤如下：

点击开始→程序→visucd studio 2005→文件→打开→网站→选择文件→调试→启动调试→进入图书过刊查询系统。

管理员通过输入相关的帐号和密码登陆后即可通过查询界面进入查询。

6.过刊管理系统的应用中需要注意的几个问题

6.1 新增过刊的及时填加

每过一年，就要下架一批专业杂志成为过刊，分类整理后就要摆上过刊架，为了方便读者查找，就必须把过刊的有关信息按过刊管理系统的要求填加到管理系统中，方便读者查找。

6.2 加大宣传力度，为读者养成良好的阅览习惯搞好宣传工作

良好的阅览习惯不仅有利于图书馆各项工作的开展，更重要的是有利于其它读者的阅览，而良好的阅览习惯包括：不在馆内大声喧哗，不在图书资料文献上乱涂乱画，在图书馆内阅读完图书等文献资料后要归还到原位，对记不清楚的要及时询问管理老师或归还到各书库的分理中心，由管理人员及时上架，为另外一位读者借阅作好准备。

宣传工作主要利用新生入馆教育，利用散发宣传资料等措施，进行入馆后的注意事项；如何利用借阅导航系统；如何在馆内阅读。

6.3 加大管理力度，保证阅览过的过刊要及时上架

由于管理系统保存的过刊的地址信息是最初摆放的过刊地址信息，因此当一位读者看完杂志后，为保证下一位读者很快找到所需杂志，看完后的杂志必须及时归位上架，可利用志愿者协会、勤工俭学的学生在管理老师的代领下完成。

7.结论

我院阅览部通过《专业纸质过刊快速查找管理系统》项目的实施，平职学院图书过刊查询系统截面图如图1所示。

达到了提高服务质量和提高过刊利用率的两大目的，得到广大师生的好评。

平职学院图书过刊查询系统截面图