高职院校档案管理工作存在的问题及对策

随着时代的发展进步，我国高职院校的档案管理工作受到社会各界的关注。科技不断发展进步，我国已经进入数据网络时代，信息网络技术广泛应用于社会各个领域。高职院校的档案管理工作也离不开网络技术，所以，高职院校的档案管理工作迎来前所未有的机遇。

1 档案管理工作存在的问题

随着我国教育体制不断深化改革，高职院校的档案管理工作也需要适应时代发展的要求。对于高职院校档案管理工作来说，学校基本上无法保证对档案进行系统、安全的管理，加上信息系统和管理软件需要定期维护、升级，需要消耗一定的时间和人力，这些问题导致高职院校档案管理工作难以取得更大的发展。

1.1 工作人员整体综合素质较低

很多学校领导不重视高职院校的档案管理工作，导致档案管理工作成为学校最无人问津的一个部门，部门的工作人员自然不具备较高的专业技能和综合素质。而当前档案管理工作已经不是简单的档案保管，档案工作人员需要具备专业的档案管理工作技能、较高的综合素质，同时还要掌握一定的计算机网络技术。我国已经进入信息时代，档案已经实现信息化管理，工作人员需要将学校的档案录入电脑，便于使用者随时调取。但是目前档案管理工作人员基本上都是“关系户”，不具备专业的管理技能，严重影响了档案管理工作的发展进步。时高职院校的档案管理工作面向全校师生开放，其管理工作必然涉及到多媒体、计算机、网络技术，建立完善的档案数据库信息。然而所有档案信息化建设都需要技术人才的支持，所以现有的档案管理人员根本无法满足档案管理的需求。

1.2 沿用传统管理思想，没有创新精神

很多高职院校的档案管理工作是无人问津的部门，校领导重视程度不足，这导致档案管理部门缺乏改革创新资金，信息化建设技术更新不及时。有些管理人员认为档案管理工作仅仅是保存学校的历史资料和学生教师的档案，严重缺乏档案使用服务意识。如果使用者需要查找档案信息时，可能出现资料不全、信息丢失等问题，严重影响使用效率。落后的工作方式更不无法满足使用者的需求。近年来，高职院校忙于扩大招生规模，忽视了学校建设管理，尤其忽略了档案管理工作。此外，校领导将主要精力投入到科研教学工作中，种种原因导致了学校对档案管理工作的忽略，档案只能被遗忘在角落。

1.3 管理工作方式和管理体制落后

从当前我国高职院校档案管理工作的发展情况来说，还存在一部分“手写归档”的现象，严重降低了档案管理工作效率。随着高职院校的扩招，学校人员激增，这给档案管理工作徒增了很多任务，加重了工作负担。如果档案信息系统建设不完善，即使使用电脑对信息进行归档，也可能存在信息不完善的问题，不能满足教师和学生的需求。此外，高职院校并未制定完善的档案管理制度。原有的档案管理制度没有创新，根本不适应当前信息化的发展。同时，针对档案管理工作人员的绩效考核、奖惩制度也不够完善，无法技法工作人员的积极性，没有形成良好的工作氛围，会严重影响员工对工作的热情。

2 如何提高高职院校档案管理工作质量

针对眼下的网络发展情况，高职院校在档案管理工作方面应该加大重视力度，从多方而避免档案管理漏洞的出现。要想切实做好高职院校档案管理工作，应该从以下几个方而加以改进。

2.1 档案管理模式创新

目前，我国很多高职院校的档案管理工作并不是一个独立的部门，而是隶属于学校的行政部门或者办公室业务部门，抑或是党政办公室的分支，主要工作是贯彻落实学校的具体要求，而非针对档案管理工作制定计划。这种管理模式已经不适应学校现代化管理的要求，已经影响到高职院校档案管理工作的进一步发展。高职院校需要不断但档案管理工作进行改革创新，高度重视档案管理工作，将档案管理工作从其他部门独立出来，赋予档案管理工作一定的自主管理权，只有这样们才能让工作人员充分发挥个人管理能力，不断满足师生的使用需求。

2.2 创新档案管理工作观念

要想创新档案管理工作，不仅要实行制度创新，还要进行管理思想创新。所谓制度创新，就是要求校领导根据学校实际发展情况，明确档案管理工作的职责和目标，建立科学合理的绩效考核制度和讲政治度，充分调动员工的积极性，规范档案管理工作向科学化、制度化发展。所谓思想创新，就是要提高档案管理工作人员的管理思想，不断学习先进的管理知识，不断更新自身的业务知识，改观传统落后的管理思想和管理方式，重视档案管理，充分发挥档案管理的作用，最大限度满足师生对档案的使用需求。

2.3 创新管理手段，明确档案管理的职责

随着信息技术的发展，档案管理工作的发展趋势必然是网络化、信息化、数据化，这也是高职院校档案管理工作的重点。学校应该建立档案数据库，并对数据库进行有效的分类，提高档案的检索准确度和速度。同时，学校要增加对档案管理人力物力的投入，创新管理手段，扶持档案管理系统的升级，实现档案管理系统与办公自动化系统的有效连接，全面提高档案管理的信息化水平。从档案形成部门的源头开始抓起，加强三级档案管理工作力度，使高职院校档案管理的建设纳入规范化、制度化、科学化的管理轨道。

2.4 工作程序标准化

规范档案工作程序可以理顺档案管理工作，提高工作效率，所以，学校需要制定档案管理工作程序，只有直线程序化管理，才能保证档案管理工作的有效开展。第一，工作人员需要重新组合档案，当档案分类更加明确清晰，尤其要对混杂、组卷进行重新整理。在重新整理的过程中，如果出现没有目录的案卷，或者案卷标题不清楚、没有页码，要对其进行重心征集，保证档案的规范化。第二，工作人员应该根据需求重新普查档案，通过定期清查，将多余的，没有价值的档案清理，减轻工作负担。第三，档案管理工作根据实际情况建立档案目录。档案管理要从学校档案的现实情况出发，根据现有的计算机管理技术，制定科学的著录规则。第四，工作人员需要规范档案题名，确保高校的检索率。建立档案分类号可以提高档案检索效率，准确找到所需要的档案内容，所以，工作人员要制定一个规范的档案题名。通过档案管理实践工作证明，只有实现规范化和标准化操作，才能最终实现档案的现代化管理。按照统一的标准对档案进行收集、整理、保管，最终实现程序化管理，切实提高高职院校档案管理工作的质量和效率。

3 结语

高职院校档案管理工作是记录学校发展历史的重要环节，为教职工、学生和学校发展都提供重要的信息线索。文章主要对高校档案管理存在的问题进行分析，并针对问题提出相应的解决对策，帮助提高高职院校档案管理工作水平。但是仅仅通过文字叙述还不能真正提高档案管理工作的服务质量，必须理论结合实际，在实践中更好的把握理档案管理工作。同时，学校应该加强对档案管理工作人员的技能和综合素质培训，让工作人员充满责任心，高度重视档案管理工作，这样才能全面提高高职院校档案管理工作的综合服务水平。

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