浅议高校档案信息化管理

On Coege Archives Information Management

REN Ye

（Schoo of Economics， Qingdao University， Qingdao， Shandong 266071）

2008年教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，明确提出为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。但由于原有基础条件不足等原因，目前国内高校档案信息化工作参差不齐，仍有许多待提高的工作。

1 高校档案信息化的要求

1.1 档案介质的数字化

传统档案主要是档案单位或个人多年纸质文件的存档管理，而档案信息数字化是要求采用先进的扫描、转化等信息手段把纸质的文件、照片、视频录像等诸多的原始档案资料全部转化成电子资源，初步构建目录、全文和多媒体数据库。由于数字化资源贮存在电脑硬盘、光盘库等数字贮存介质上。由此构建成传统纸质基础上的档案数字化介质，改变了传统纸质档案保存困难和搜索寻找复杂的不足。

1.2 档案管理和利用的网络化

虽然前期录入耗费了人力、物力和财力，但档案信息化处理后，将改变传统的保存和取阅方式。如异地用户需调阅档案，可通过远程网络提出申请，取得同意后可在网络上进行调阅和档案的传送。

2 高校档案信息化管理滞后的原因分析

2.1 档案信息化意识相对滞后

在高校当中普遍认为，高校只需要做好教学科研工作，而不重视档案管理工作，更不用说档案的信息化提高的工作。在多数高校，档案均处于学校的附属地位，是各项工作的末端，档案意识不够强。造成许多活动没有形成有效的归档处理，这样就影响到了档案的完整和安全性。并且对于档案的立卷工作没有得到重视，导致很多档案出现流失的情况，给高校管理工作和相关档案人带来不可估计的风险。

2.2 管理手段相对滞后

目前高校办学条件已逐步改善，尤其是在硬件设施方面计算机技术在学校各项工作中的广泛推广和应用。在高校档案部门虽然配置了现代化管理设施，变购置了档案管理软件，初步实现了微机化管理。但在硬件利用程度上还处于初级阶段，停留在初步目录管理层次上。高校档案管理在利用计算机技术进行深度处理，管理对象、功能实现程序等方面，还远未达到应有的高效水平。

2.3 档案管理队伍素质较低

由于目前高校普遍重视教学科研工作，在用人编制和待遇方面向教学科研工作倾斜。档案部门只是停留在按上级要求不得不设置的层次上，相关人员普遍不受重视，造成很多人员普遍不愿钻研业务，缺乏专业责任感和事业心。直接导致真正档案管理专业毕业人比较少，继续接受全面档案管理专业培训的工作人员不多，业务能力和专业知识技能较差，熟悉计算机、网络技术和档案等现代管理手段的复合型人才更是奇缺。

3 提高高校档案管理信息化建设层次和水平

高校档案信息化管理，就是在坚持原有纸质档案保存和管理的基础上，应用档案信息的数字化和网络化技术与手段，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而提高高校档案信息的高效的分享，方便广大师生和社会对于档案资源的利用。

3.1 坚持档案纸质与数字化并重

传统纸质档案是档案信息化的基础和前提，要通过建立档案的规范化和日常化管理，加强档案日常的归档管理。如有必要，应要求基层部门在归档时按照规范提交纸质和数字档案两种介质。其次要规范档案信息化建设的技术标准和规范。通过档案数字化处理档案文件，应该坚持一定的技术标准，制定相应的部门规范和实施细则，规范相应纸质和电子文件的归档等流程，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现标准化、和规范化。然后是依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计，所有档案信息化和数字化都要依赖于档案信息化系统软件的设计，软件的设计要充分考虑到档案工作的特点，做得到系统的人性化。

3.2 加强档案信息化网络管理和使用水平

在高等院校档案的信息化进行当中，需要相关高校或其主管部门加大投入力度。首先要投入大量人力和财力将高校已有的纸质档案在运用计算机电子技术进行数字化处理，同时加快档案目录数据库建设这是档案信息化管理的基础工作。其次要对电子档案进行网络管理升级，积极建设和完善相关的全文数字库和多媒体数据库，实现档案全文信息查询，从而提高档案利用效率和服务质量。在档案的利用方面，需要进行相应的网络平台建设，能够为远程客户提供相应的调阅服务。

3.3 完善与优化档案管理工作者的知识水平

归根结底，高水平的档案信息化工作需要具备一定知识和水平的管理人员来完成。除具备爱岗敬业、高度责任心外，更需要档案管理人员具备甘于平凡、默默奉献的职业情怀。其次，档案管理人员还需要是个“杂家”，对高校的各学科应有一定的了解水平，同时也是档案管理的专家。只有拥有了档案管理的专家的专业人才，才能高效地对于各类档案进行分析和整理归类，做到既全面又精要档案入库工作。最后是对建立档案管理人员的继续教育和培养工作，保证相关人员知识体系和知识结构适应技术的发展及社会需求的变化。高校档案管理的目标是提高各种信息资源的完善程度和利用效率，必须保证档案管理人员具备档案的分析，检索，筛选的能力。

[1]余洪梅. 网络时代档案工作的变化及应对策略 [J]. 职业时空, 2010(107):43-47.