现代信息技术下的高校档案管理建设创新与策略

近年?恚?我国高校教育教学事业取得飞速发展，高校档案管理也随之得到相应改善。而若要满足服务对象的各种要求，为用户提供更加便利的服务，高校档案管理还需要进一步提升自身的服务水平。随着信息化技术的不断发展，公众对信息的内容和获取方式要求也越来越高。同时，信息技术的发展也为完善高校档案管理提供了极大便利。如何合理应用信息技术，并积极应对信息化时代提出的挑战，创新档案管理策略，是当前高校档案管理工作需要深入思考的问题。

1 现代信息技术对高校档案管理建设的意义

首先，运用信息技术可以扩充高校档案的储存量。信息技术可以储存海量信息，因此，在高校档案管理中合理运用信息技术可以扩大档案储存量。以便更好地处理不同类型的档案信息。传统档案管理模式下，多依靠手工分类整理档案信息，这一方面导致档案管理工作效率较低，另一方面也加大了档案管理的工作量。在高校档案管理中合理运用信息技术，可以实现档案管理的网络化、自动化，进而提升档案管理效率，在计算机中输入相关数据，就能够准确查找档案信息。除此之外，运用信息技术还可以生成相关报表，进而分析、统计档案信息，增加教育教学相关工作的便利性。其次，信息技术还能够增加档案管理的便利性。在高校档案管理中合理运用信息技术，能够促使工作人员更加高效的编纂、汇集资料，进而提升高校档案信息的丰富性与整体性。与此同时，开发应用、汇聚分类档案工作量也相对较大，若要提升这项工作的效率，就必须增强档案管理平台的完备性。而在高校档案管理中合理运用信息技术，则可以促进档案资源共享。教师可以根据自己的权限下载或浏览相关的资料。工作人员也可以运用互联网传递相关的档案信息，这无疑可以极大地提升高校档案管理的效率。

2 高校档案管理建设中存在的问题

首先，当前高校档案管理模式较为陈旧。随着社会的不断进步，信息技术已经渗透到人们生活的各个方面。但目前仍有大部分高校采用传统档案管理模式和方法，依靠手工分类整理档案。这导致档案管理工作效率低下，且工作人员任务量大，不利于建立完善的档案资源库。此外，档案管理中还存在不注重服务和管理的现象，导致档案信息得不到有效利用，用户查阅档案信息时手续复杂。其次，高校档案管理水平整体较低。目前，由于部分高校依旧采用传统人工档案管理方法，导致许多档案信息不便查阅。此外，由于人工管理工作量大，档案需要被许多工作人员接触，这无疑不利于档案的保密。同时，也不利于档案的更新、保存和查阅，导致档案长期积累。再次，一些高校档案管理人员缺乏安全意识。信息技术一方面为档案信息的存储和传输带来了极大的便利性，另一方面也带来了一定的安全隐患，为档案安全管理提出了挑战。网络化信息技术传播速度快，具有较强的开放性，这使得一些档案管理工作者无法准确把握安全管理尺度，既要对社会公开一定的档案信息资源，又要保护用户隐私。除此之外，信息技术环境下档案管理还存在一定的安全风险，例如，档案信息系统有可能感染病毒或遭到黑客攻击，进而造成档案信息数据丢失、泄露和损坏。最后，高校档案管理信息化设施落后。档案管理的信息化需要先进的软件系统与硬件设施，但目前大部分高校计算机设备落后，性能较差，软件运行较为缓慢，这无疑都在一定程度上影响了高校档案管理的效率。由于缺乏资金和硬件支持，导致一些高校档案管理依旧只能依靠人工管理，管理效率自然得不到提升。 3 现代信息技术下高校档案管理建设的策略

3.1 采用现代化服务手法

在革新高校档案管理模式中，应当将档案管理工作与信息化技术有机结合在一起，充分运用信息化技术的开放性、便利性、丰富性特点，积极创新高校档案管理工作方式。传统的高校档案管理模式多依靠人工完成，不仅手续繁琐，而且效率低下，对用户查阅档案信息带来极大不便。在信息化技术支持下，高校可以学习和借鉴国内外档案管理的先进经验，并引进先进管理设备，例如网络查阅平台，用户注册账号，就可以运用自己的账号查阅相关的档案信息，每个账号查阅权限都有一定限制，这既可以方便用户查阅档案资料，也有助于保护其他客户的档案信息，能够极大的增强档案管理的效率。此外，高校还可以引进档案查阅终端设备，在设备上查找档案存放地点，并通过设备预约查阅时间，这一方面能够简化程序，避免因查阅人员过多，花费时间等待。另一方面也有助于增强档案管理的系统化、条理化。

3.2 完善档案管理机制

若要提升高校档案管理工作的效率，就必须完善档案管理机制，明确各个部门在档案管理中的职责，健全高校档案管理机构，以确保高校档案管理工作有序开展。而若要完善高校档案管理机制，一方面要重新编写档案管理条款，对相关管理工作人员进行明确分工，制定切实可行的工作条例，优化人力资源管理方法。另一方面，要完善奖惩与组织制度，推动高校档案管理工作的信息化进程，切实可行的奖惩制度能够激发员工的工作积极性，进而提升高校档案管理效率。对工作积极的员工要给予相应奖励，对工作懈怠或不认真的员工则要给予相应处罚，只有做到赏罚分明才能规范高校档案管理工作。此外，还应当加强与高校其他部门的合作，档案管理涉及到的信息较为广泛，因此，需要许多部门的配合与支持，高校应当制定相应的制度或条例，规范各个部门在档案管理中的职责。避免工作中出现相互推诿的现象。

3.3 提高管理人员素质

提升高校档案管理效率必须以人才为支撑，所以，高校档案管理工作者既要具备丰富的档案管理知识，又要能够熟练运用计算机软件与相关功能。除此之外，还应当具备一定的信息保密意识与信息分析、整理能力，逐渐成长为符合信息化管理需求的复合型人才。高校可以根据自身的实际条件，引进优秀的档案管理人员。或组织在职档案管理人员进行培训和学习，增强他们的责任心、信息意识，扩充他们的知识储备。除此之外，还应当提升档案管理人员的计算机应用能力与信息处理能力。同时，还应当与其他高校进行交流合作，促进档案管理人员的流动。

3.4 明确档案服务重点

在高校档案管理中还应当对一些重要机密资料进行特殊管理，并依据高校教职工群体与学生群体的切实需求进行相关设定。为相关群体提供针对性服务，从用户的实际需求出发制定个性化服务政策。具体而言，应当做好硕士、博士、本科论文的阅读、检索服务，满足研究生与本科生的档案需求。除此之外，还应当采取措施做好学籍档案管理工作，满足不同用人单位对学习的查阅。高校档案是改进学生培养工作的重要依据，同时还是大学生社会声誉评估的根据，因此，应当提升学生成长档案的管理工作效率。高校作为教师科研档案系统管理基地，学生评估档案服务系?y，对高校乃至社会发展都起着至关重要的作用。所以高校应当明确档案服务重点，建设和完善基础设施档案数据库，针对服务对象的特点，建立个性化信息服务数据库，提供具有针对性的档案信息查阅服务。

3.5 提高档案共享程度

当前信息技术飞速发展，高校应当结合自身的办学条件，利用信息化技术和网络平台实现档案信息共享，为社会相关部门以及大学生查阅档案资料提供便利。这要求高校首先应当加大对档案信息管理的资金投入，为档案的资源共享提供技术支持和物质基础。其次，要正确把握档案信息共享的尺度，在一定范围内依据互联网加快档案信息传播，以便实现资料的使用价值。再次，要将传统的纸质档案转化为电子档案进行储存，这一方面可以更加长久的保存档案信息资料，另一方面也节约了档案的管理成本和存放空间，促使档案管理和传输都更加便利。

综上所述，相较于社会其他领域的档案管理，高校档案管理工作具有明显的特殊性，高校档案管理的范围主要为教职工、学生档案信息，以及学校教育发展资料和校史资料。档案信息繁杂，而且具有一定的保密性，若单纯的依靠人工管理，不仅加大了工作人员的工作量，而且不利于档案管理工作效率的提升。因此，在信息化技术下，高校应当合理运用信息化技术，节约档案管理成本，节省档案存储空间，加强档案资源共享，为用户提供更加便捷的查阅服务。高校档案管理人员应当及时转变工作理念，并合理运用信息化技术革新档案管理方式，加强档案管理的现代化信息建设。