浅议高校学生档案的价值及管理

高校学生档案是一种信息资源，它记载了学生个人经历、学习成绩和综合素质表现，是学生立足社会和社会选拔人才的依据，具有重要的参考利用价值。高校应当重视做好学生档案管理工作。

一、高校学生档案的价值

学生档案对社会、对学校、对个人都有重要的价值，主要体现在以下几个方面。

1、学生档案在社会活动中的价值

（1）是社会录用人才的依据。学生毕业后，要融入社会，为社会贡献力量，用人单位录用的重要依据就是档案，你学的什么专业，学习情况怎样，有什么特长，都要从档案中反映，档案是历史的真实记录。

（2）是提拔重用的依据。现代企业为了做到知人善任、选贤举能，通常会将考察现状与查阅档案材料结合起来，反映学生的思想言行、业务水平、个人素质，做出决定，而不是凭学生个人的陈述，学生档案是社会重用人才的重要依据。

（3）是转正定级和计算工龄的依据。学生档案材料的完整与真实，对个人转正定级和工龄及退休金的计算提供依据。也可作为个人养老金领取的依据。办理养老金领取的时候，要经过档案的审核，工龄、工资、待遇、职务、社保受保时间等都是以个人档案的记录为依据的。如：退休时需要依据档案认定个人出生时间、参加工作时间等，从而确定退休时间，以计算养老金金额等一系列有关事项。除了养老金外，其他社会保险，如领取失业金等，也与个人档案相关。没有档案，就无法出具证明，必然损害其自身的利益，使本应享受的待遇得不到应有的保障。

（4）是职称评定、工作调动、考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育的依据。学生参加工作后，需要经过转正定级，就会成为干部（职工）档案，就能正常调动、评定职称，都需要政府所属人才市场开具相关证明，完整与真实的学生档案办理是这些证明的重要依据。

2、学生档案在教育管理活动中的价值

（1）为实施学生管理和改革提供依据。学生档案为全面分析学生、客观评价学生提供了具体翔实的资料，通过档案可以分析了解学生特点和工作中存在的问题，有针对性地提升和改进学生管理水平，做好学生管理工作。

（2）为评价学校管理水平提供依据。学生档案记录了学生经历，是对学校学生管理情况的反映。通过查阅学生档案，能够对学生管理水平作出客观评价，且学生档案是否规范、齐全，是对学校档案管理水平的直接反映。

（3）为选拔人才、评定奖惩提供依据。完整、真实的学生档案是学校评定奖学金、困难学生补助、学生干部任命和用人单位选拔使用人才时，全面了解个人经历、德能才绩、学习和工作等各方面表现的重要依据。

二、当前高校学生档案管理工作中存在的主要问题

当前，在学生档案管理工作中存在认识不到位、经费不到位、人员不到位、设施不到位等问题，对学生档案管理工作的高效开展造成了较大的阻碍。

1、重视程度不够

许多学校对档案工作重视不够，教职工缺乏档案管理意识，总认为档案工作是保管性事务，其工作质量的好坏不会立即、直接影响学校办学，只要守好摊子，不丢失，不发生火灾，能查档就行了，使许多档案不能及时归档，导致档案资料缺失，而影响利用价值。

2、管理力量薄弱

学校的档案管理人员大多是兼职，没有经过档案专业知识培训，对国家和学校关于档案管理工作的相关法律法规、规章制度掌握不足，对档案的收集、整理和保管等业务不甚了解，不能按规定开展各项档案管理工作。

3、档案室的硬件设施不齐全

许多学校往往将经费更多地投入到能够直接改善办学条件的项目中，导致系（分院）及部门没有专门的档案室。有档案室的大多也存在装具不足设备陈旧，乱堆乱放，丢失严重。

三、做好高校学生档案管理工作的措施

学生档案具有原始性、真实性和延续性，才会具有重要的社会价值。因此，必须做好学生档案管理工作，才是学生档案价值体现的根本保证。

1、在行政层面应加强档案管理工作的规范化建设

（1）要提高档案工作的法律意识。1987年9月5日，第六届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过了《档案法》，1996年7月5日做了修订。我们要采取措施积极宣传《档案法》，提高做好档案工作的法律意识，明确档案机构的职责和管理基本原则，特别对损毁、丢失、涂改、伪造档案的违法行为要依法给予行政处分，构成犯罪的依法追究刑事责任，开展依法治档，提高人们档案工作的法律意识。

（2）结合学校发展情况和现有条件对档案管理工作投入适当的资金、人力和物力，逐步改善档案管理工作设施、设备等硬件条件。积极引进信息化档案管理设备和相关软件，提升档案管理信息化水平。

（3）落实专人负责学生档案管理工作。明确其责任，要求其及时做好新生的建档工作，对所收集的材料，做到规范齐全，准确真实，签署完备;根据学生学籍变动情况，做好档案的重新分类归档工作;建好学生档案台帐;认真做好学生档案的查、借阅工作，严格遵守保密制度;按时完成毕业生档案材料的整理、转递、托管等事宜。

（4）制定科学的档案人才培养计划。采取相应的培训教育手段，不断提升档案工作者的业务水平和职业道德修养。要用事业留人、待遇留人、热情留人，适当提高档案人员薪资待遇，从而实现对档案管理人员的有效激励，改善其工作状态，激发其工作潜能，做好档案管理工作。

2、在专业层面应把握好三个关口

（1）把好归档关。学生档案要发挥社会价值，必须要做好立卷归档基础工作，特别要注意将档案内容收集齐全。2008年，教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》，明确学生档案主要包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等内容。随着社会事业的发展，高校学生档案增加了贷款方面的内容。高校学生的档案建立，要按这个要求去执行。收集资料时要审核，内容齐不齐，资料准不准，对于有缺项的档案资料应查明原因，及时补全，保证学生档案的完整性。

（2）把好档案管理关。要建立档案管理制度，通过制度加强对学生档案管理。要制定档案存放制度，集中存放，便于管理。要按制度及时做好防火、防水、防虫工作，配备灭火器等灭火工具。按时通风、按时除湿，保证档案存放安全。

（3）把好档案移交关。毕业生档案移交时应严格遵守登记制度，认真填写《档案移交单》，按照毕业生就业报到证、就业介绍信上签发的单位进行转送移交。对于暂时无就业意向的毕业生，由本人申请办理档案留校手续，保管期限按照国家有关规定不能超过2年。

学生档案作为人事档案的前身，其材料的原始性，使其在个人社会生活中有着极其重要的价值和意义。做好学生档案管理工作，保证其完整性、准确性、真实性，是充分发挥学生档案社会价值的保证。

[1]疡未. 高职教学档案管理的创新模式研究 [J]. 考试周刊, 2012(6):168-100.