信息化管理人事档案模式研究

一、信息化的人事档案管理具有的特点

1.电子化的档案载体

传统的人事档案管理资料主要为纸质的载体，档案管理人员需要花费大量的时间、精力考虑如何存储和保管人事档案资料，纸质化的档案载体需要耗费很大的存储空间。随着信息技术的发展，目前人事档案资料已经可以用电子化的方式实现。档案管理人员只要使用使用计算计，就能完成电子化文档的处理工作，只要拥有大容量硬盘，就能存储海量的人事档案资料。

2.数据化的档案管理

如果人们需要一份人事档案资料，档案管理人员需要花费大量的时间在档案的分类中查找。随着信息化的发展，人们可以使用数据化的方法管理电子人事档案资料。人们可以预先制作一套管理模板，然后轻松的为电子人事档案添加分类标签，需要人事档案资料时，人们只要输入查找命令，只花一、两秒钟的时间人们就查找到需要的资料。

3.分级化的查阅方式

随着信息技术的发展，企业或部门均有属于自己的门户网站，人们可以进入门户网站查阅自己需要的人事档案资料。然而，这些人事档案资料根据保密的程度具有分级性。比如说非企业或该部门的人员只能查阅已经对外开放的人事档案资料；企业人员可以根据自己的权限查阅一些较为保密的资料；企业单位或负责人可以查阅非常机密的人事档案管理资料。

4.网络化的共享平台

在信息化的时间，人事档案资料已经成为展现部门或企业实力的一种途径；也成为企业或部门里人与人之间相互了解的一种途径；同时也成为人们熟悉自己工作环境的一种途径。人事档案资料已经成为一种可供共享的资料，这种共享性给企业或部门工作的开展带来很多便利。

二、信息化的人事档案管理模式的革新

1.革新封闭性的服务对象

旧时代的人事档案，一般应某个单位、某个组织的需求而建立，它服务的对象为这个单位或这个组织的人，这种服务的对象影响人事档案的记录范围，即该人事档案记录的主要是与这个单位与组织有关的事。信息化的人事档案的共享性要求人事档案管理人员必须全方面的记录人事档案资料，这种人事档案资料比过去的资料具有更多的价值。

2.革新单一性的资料来源

旧时代的人事档案资料，一般由人事档案相关的当事人自行填写，或由管理人事部门的工作人员填写。由于个人因素，这使人事档案管理资料可能会出现偏差。在信息化时代，档案管理人员可用多种渠道采集档案资料，使用新的档案采集模式，能使人事档案资料更全面。

3.革新指定性的查阅人群

旧的人事档案资料由档案管理人员专门保管，只有指定的人群才能够向档案管理人员要求调阅人事档案。因为查阅的人群范围有限，所以旧的人事档案管理模式的利用率较低。在信息化的人事档案管理模式里，人们可以在自己权限的范围内自主的查阅人事档案管理资料，获得自己需要的信息。

4.革新被动性的管理方法

旧的人事档案的管理方法为由人事档案管理人员采集和管理人事档案资料，日后，档案管理人员会根据企业或组织活动的开展补充和更新资料，这种管理方法非常的被动。在信息化的时代，人们要求档案管理人员优化人事档案资料，使这些资料能位部门或企业创造更多的价值，人们的需求使档案管理人员必须主动的思考如何才能做好人事档案管理工作。

三、信息化的人事档案模式表现的形式

1.社会性的服务对象

过去的人事档案管理模式以封闭的方式为企业或部门提供资源服务。然而信息化的技术共享性的特点，使人事档案资料成为一种推动企业或部门工作的重要资源，人们从人事档案资料能了解到企业或部门工作的情况。这使人事档案管理要以整个社会成员为对象提供服务。广泛的服务对象是大人事档案管理的方向。

2.广泛性的资料来源

随着信息技术的发展，人们可以从多种渠道得到各种信息，这就使人事档案资料的来源变得多元化。人事档案的管理人员可以从人们的记录、相关部门的纪录、网络渠道、其它社会渠道得到人事档案资料，档案管理人员需要全面的收集这类资料，并合理的筛选与整理，才能使人事档案资料具有更多价值。

3.多样性的查阅人群

随着信息技术的发展，人们会根据自己的需要查阅人事档案管理资料。比如一部分企业或部门外的人员为了了解企业或部门的运作情况，需要查阅人事档案资料；企业或部门的人力资源管理部门为了作好人力资源的配置，需要查阅人事档案资料；部门或企业的工作人员在工作时，有时需要负责某项工作的人员与自己配合，他们也需要查阅人事档案资料。多样性的查阅人群要求人事档案资料更真实、更全面。

4.开放性的管理方法

由于过去人事档案管理模式的封闭性，使人事档案的管理由档案管理人员说了算，他们得不到有效的建议和帮助。随着人事档案共享化，人们在使用人事档案资料时能够了解到人事档案管理现有的弊端，他们能给人事档案管理人员更多建议，人事档案人员能根据诸多意见改变管理方法，使人事档案管理的水平进一步提高。

总结

信息技术使人事档案管理的方式改变，这也使人事档案管理模式必须变革。信息化的人事档案管理模式能全面提高人事档案资料的质量，满足人们查阅人事档案资料的需求、能让人事档案资料发挥出更多的价值。

[1]李东霞. 谈人事档案管理[J]. 才智. 2008(207).