信息化对档案工作的影响与对策探究

我国的信息技术在不断的更新与发展，使得信息化已经成为了发展的必然趋势，我国的信息化建设虽然取了一定的成绩，但是与国外先进的档案信息管理水平和平台的开发能力上还有很大的差距。我国档案管理信息化的需要借鉴国外先进的管理理念，结合我国档案管理情况找到问题，并对问题进行分析和研究，提出合理的信息化建议和对策，这对于提高我国档案管理工作水平具有重要意义。

1 信息化管理的现状

近年来，档案信息化管理技术逐渐成熟，在相关部门的重视下，档案管理工作实现了实体向数字化信息的转型。运用信息技术对档案进行管理，可以提供给社会更多的服务，让人民群众能够方便查看档案，了解个人信息。目前，档案管理信息化的现实作用主要是对档案的管理，包括档案信息的接收、存储、管理，让档案信息的管理实现网络化。信息化的管理让档案管理工作变得更加方便和快捷，能精确地找到所需的档案信息，通过档案管理系统的使用减少了档案管理人员的工作量，大幅度提高了管理工作的效率。

2 信息化管理对档案工作的影响

传统的档案管理工作需要档案管理人员通过实体的文档对档案资料进行整理、分类和归档。这些纸质档案在档案管理时消耗了管理工作人员大量的时间，而且这些工作大部分都是些机械的工作，没有工作上的创新和挑战，档案资料管理工作显得既繁琐又乏味。但是当信息管理应用在档案工作后，档案管理人员往往只是面对电子化的文档，对搜集的信息进行分类和归档，查看信息的真假。这样档案工作人员不需要面对大量的纸质材料就可以轻松管理档案。档案管理人员担当的是信息系统管理的工作，并运用对档案知识的了解进行操作。管理人员的工作变得更具有技术含量，而且工作的效率得到大幅度的提升。

信息管理不仅节约了人力成本，也节省很多纸质材料，传统的档案工作需要大量的纸质文档，信息化技术应用于档案工作当中，节省了不少支出。在信息化下的档案录入工作也更加便利，只需要录入一次就可以通过网络在不同的部门之间进行共享，而不是需要去查找纸质材料才能看到档案信息。信息化管理彻底让纸质作为载体的档案模式改变了，纸质文件被电子信息文件替代，为社会大众提供更多的服务。传统的档案借阅需要从档案室根据编号一本一本的查找，档案只配有一本，其利用率非常的低。而电子档案是以电子文档的形式存储档案，在软件系统中可以根据编号，入档日期等对档案进行排序，方便档案进行检索。这样不仅可以节省纸质材料，也可以减少档案的录入错误，大大提高了档案的利用效率。

3 信息化档案工作存在的问题

3.1 网络安全问题

网络环境是开放的，应用系统一般不会限制网络访问，所以互联网就会存在一定的风险性，如果计算机的安全性上出现漏洞。通过互联网共享的资源就可能发生被窃取、盗用、非法删除及各种扰乱互联网秩序的非法现象。由于互联网环境下的档案信息不安全，影响到电子档案管理的安全性，就会让安全问题显得更加突出，网络系统也随时可能被黑客攻击，造成系统损害，让数据信的数据泄露和丢失。

3.2 信息服务问题

人类基于互联网的信息资源增长迅速，信息之间的关联关系也动态式的发展，传统的档案学发展过程中是不会有这种爆发式的增长的，但是在网络环境下实际利用的档案信息量并不是很大。主要原因是信息服务缺少统一的规划，网络服务体系还不够完善，虽然可以通过互联网很方便的检索到档案信息，但是很多信息的访问出现信息错误、堵塞、误导等现象。网络档案信息所固有的数据量大、分散无序、分布不均衡等特点会导致信息的访问模糊。使档案信息的访问很难达到理想的效果。

3.3 档案管理人员问题

档案工作要求管理人员必须对其工作认真负责，传统的档案管理工作主要是对纸质档案的归纳、整理。很多档案管理人员都是兼职，他们的档案意识淡薄，变动频繁，业务素质也不是很高。但是电子档案管理就需要具有一定业务素质，有办公软件应用基础的管理人员。这部分管理人员现在非常缺乏，导致档案信息管理信息实施存在困难。

4 解决问题的对策

4.1 保护计算机网络系统

在电子档案信息系统建设中，需要严格按照国家的有关标准和规范执行，计算机网络系统的使用要保证信息不被盗取和泄露。此外，保障电子文档中的信息不被非法访问和控制，对用户设定不同的权限，根据权限的不同限制用户可以访问的信息。同时注重电子文档和数据库的保护。安装防火墙，阻止网络黑客访问电子档案信息网络，通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统，保障互联网安全，防止互联网出现漏洞被黑客所利用。如果发现黑客入侵计算机和网络资源，应该及时采取补救措施。数据库要设置成只读状态，用户不可以从网络上下载、复制、打印、修改和删除信息。

4.2 拓展网络档案信息服务

利用档案信息系统，通过网络对档案信息进行搜集、加工、分析等处理，让档案信息更易于利用者去获取到他们想要的信息，充分利用互联网技术，增强信息的有效控制。扩展网络档案的信息服务，让信息服务能符合人们的需要，更适合社会的需求。同时针对使用者的特点和需要对使用者进行培训，提高使用者的档案信息意识，让使用者具备一定的档案信息管理知识，具备利用网络查找所需信息的能力。

总结

随着信息技术的不断发展，信息化建设水平已经成为了国家发展的重要标志。档案信息化建设作为信息化建设的重要内容，要充分利用档案资源，加强档案工作人员的管理素质，扩展网络档案信息服务，让档案信息化建设稳步的进行。

[1]马晓龙.浅谈档案管理信息化 [J].科技创新与应用.轨01玩018.