浅谈人事档案管理与网络信息同步建设

Introduction to Personne Fie Management and Information Network Construction

Hao Sujie

（He’nan Xinxiang phoenix springs area treasure west street office，Xinxiang He’nan，453011，China）

人事档案是我国人才主要信息的来源，是组织单位知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案的基本特性?Q定了其在组织的人力资源管理中的作用是不可替代的。在提倡服务型社会建设的今天，我们要充分发挥人事档案管理的积极作用，把档案工作延伸到发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障，促进人力资源健康、和谐地发展。

1 档案管理未加入互联网前存在的弊端

对于档案管理来说，传统上是指以照片、纸质、录像、录音等作为载体对档案进行管理，通过手工方式对档案进行整理、收集以及保管等，这就使得档案管理工作量较大，所涉及的环节以及部门也会较多，档案管理的步骤也会过多。由于存储信息较多，档案管理机构或部门无法或者是很难对信息做进一步加工处理，从而使得档案信息被浪费或者是闲置。以个人人事档案为例，一旦档案遗失，要重新补办，就非常困难，既浪费了大量的时间，还需要不少资金投入。

2 档案管理加入互联网后存在的利弊

当前很多现代化的设备与技术开始逐步引入我国，尤其是光盘、计算机以及多媒体等技术的深入发展为我国档案管理的进一步完善提供了可能性。就目前而言，我国档案管理工作重心应为逐步适应数字化管理需求，要用信息资源管理替代实体档案管理，真正将信息作为对象加以管理，从而对多种多样的档案进行加工整理，通过现代化的方式和手段进行管理。通过信息化的方式，使得档案资源转变为可以重复利用并且多平台利用的资源，也只有通过信息化才会使得这一资源自身所具有的价值得到实现和增值，从而为科技进步、经济发展以及社会繁荣等提供更为优质的服务。但网络应用也存在安全问题，木马病毒、黑客攻击、信息泄露等问题随之而来，如何防止信息被盗将是此文讨论的重点。

3 档案管理加入网络应用后，提出的管理意见及安全保障措施

3.1 个人档案管理要推行“一证一档”

以往的档案信息管理都是内部局域网建设，未能实现全国联网“一证一档”，想要查询与自身相关的信息还需开证明或持相关证件到某地排队查询，不仅浪费时间，也增加了成本开支。

为此，国家档案局也把档案信息化建设作为一项战略任务，加快档案管理网络技术服务进程，应实现一证一套档案，方便国民和政府部门调取，节约社会成本。

3.2 档案管理的信息采集

第一，收集档案的过程。以身份证号作为个人档案账户，由法定的档案形成部门负责收集并及时上传个人档案信息，同时，个人也可上传信息，但个人上传的信息需到有关部门进行实名审核。

第二，管理档案的过程。确保档案信息的及时性、真实性、准确性，提高档案的质量，档案的调取应有严格的流程和审批手续，防止内部将信息泄露。国民查看自已的档案信息，应配有多重防盗技术，防止档案信息被木马病毒、黑客攻击，造成档案信息泄露。 第三，利用档案的过程。档案信息化建设的最终目的是为社会提供有价值的信息资源，个人档案一但发生遗失，可通过个人档案账户网上调取打印相关含有防伪编码信息资料。

第四，档案管理软件的开发。在当前的办公环境下，会产生大量的电子文件，要积极制定前段控制的战略和档案、文件一体化管理的相应模型，对档案安全保障新型系统加以积极构建并逐步完善。

第五，档案管理信息网络安全保障机制。档案形成法定机构应与警局联网，档案存档、调取、修改等操作均应形成电子记录，及时上传警局服务器，一但信息泄露，可通过电子记录进行追踪。

4 档案网络建设中应注意的几个问题

（1）对于档案互联网建设来说，其主要是由科技、经济以及社会自身的发展水平来决定，受上述因素影响较大，相关档案管理部门在对档案进行信息化建设的时候一定要采取先试点后推广的方式，就不能在不经过科学论证的背景下进行盲目推行。

（2）加强档案管理人员素养、道德，主要是对保密类档案而言的。现如今信息是一种高效生产力，信息的资源价值也相对很大，必须要做好档案保密工作。档案管理人员都要从思想和行为上遵守职业准则、合乎职业规矩，无论是在档案的开发、保管，还是传递、利用等相关工作中，都要展现良好的职业操守。信息时代下，网络技术比较发达，档案也逐渐呈现数字化管理发展，对档案信息的安全环境要求更加复杂。这也就意味着，信息的保密工作和对档案人员的信息道德要求也就随之更加重要和更加严格，为此必须要尽快提升档案管理人员的信息道德。

（3）创新服务模式，构筑信息化平台。尽管当前很多单位在进行人事管理的时候采取了信息化系统，但是这一管理系统不能接入公共网络，只允许在人事部门内部做相应的数据信息共享，很多人员以及部门都无法访问，从而就会使得档案信息管理系统被孤立起来，在提供以及利用档案信息的时候依旧是运用单一化的服务方式。为了进一步推动档案管理工作能够走向建设型、服务型以及开发利用型，应当加强档案网络化建设，构筑相关的信息数据库以及相关的管理体系，逐步建设相关的索引目录数据库，从而使得档案信息能够实现海量存储、有效更新以及长期累积，使得档案动态性得到有效实现。另外，对服务方式加以创新，借助网络平台推动档案信息的交换以及共享，使得所有部门能够定期上传相关的档案信息，使用这一信息化方式使得人事档案信息的提供与利用变得更为便捷，使得信息资源共享成为可能，从而更好地为人力资源管理工作提供更为优质的服务。

（4）切实重视人才培养。加大对档案从业人员的培训，逐步提升单位档案管理工作者的素质，同时要不断引进一些有责任心以及有丰富经验的人才加入到档案管理队伍中来，尤其是一些懂得档案信息化管理技术的人才，从而使得档案管理工作能够真正实现标准化以及网络化。另外，还应当进一步加强对现有工作者的培训，逐步提升这些工作人员的专业技能与知识，有条件的可以聘请一些专家进行知识讲座，建立并完善相关的帮扶制度，让有经验的员工指导新员工，从而为档案信息化管理提供足够的、优质的人才储备。

（5）充分利用新科技术云或研发应用量子防盗加密技术，充分利用云超强的计算能力以及量子加密技术实现档案的安全检测和防护。在这种安全防护模式中，要求挂在云端的海量用户在本地端具备对未知安全威胁或是可疑安全威胁的检测能力。这样，任何一个用户端对于本地不能识别的可疑流量都要第一时间送到后台的云检测中心，利用云端超强的检测计算能力快速定位解析安全威胁，并将安全威胁的协议特征推送到全部用户端或安全网关，从而使得整个云中的用户端和安全网关都具备对这种未知威胁的检测能力，从而保证云档案信息资源安全。

5 结语

现代社会信息技术发展非常快，档案信息化管理也面临着许多的安全问题，只有解决好了安全问题，才可以保证档案信息化管理工作发展得更好。但是安全问题不只是需要档案部门采取措施，还需要社会公众加强思想道德修养，更新观念，另外国家要加强立法。只有这样才能使档案信息化管理工作更好地?樯缁岣鹘绶?务。

[1]杨彩虹. 解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 才智, 2016(4):26.