电子信息在档案建设中的应用策略

随着电子信息的快速发展，电子信息与计算机技术得到了快速的普及。以信息技术作为基础的档案管理已成为企事业现代化管理的一种先进的方式。电子信息技术的出现更是大大地提高了人们获取信息的效率及信息资源的利用率，实现了档案信息资源的共享。

1 电子信息在档案建设中的重要作用

1.1 提高工作效率

电子信息便于检索，档案将信息存储在上面使用起来更方面。因计算机具有强大的信息处理能力，解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息不完整、漏抄等问题，使得人们在进行档案管理的时候按照资料的分类进行统计和查阅。档案管理员工便可不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地进行档案的编研工作，从而提高职能部门的工作效率。

1.2 提高技术水平

实现档案工作的信息化能适应不断变化的外部环境，档案的收集需要管理人员进行分类，如果没有一个好的管理平台档案的收集和整编只能不完整的，实现了档案管理信息化，技术人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，同时也便于技术人员的二次利用和开发，提高了工作竞争力。

1.3 利于节省资源

电子信息易于保管，与纸质载体相比，电子档案能够防止虫蛀、防潮，而且还解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案占用的空间小且操作简单，具有存储时间长，不易受损和易于保管等优点。

1.4 实现了资源共享

过去的手工操作使各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，档案的闲置和在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络可以在瞬间完成大容量信息的传递，并扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。 档案管理实现了交流共享，促使同级部门之间增强了业务联系。

1.5 提高了档案传输的安全性

档案传输靠人力难免出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递安全性也随之大大降低。电子传输的出现不仅保证文书档案的及时传输，而且也不会造成档案的延误或者丢失现象。

2 电子信息在档案建设中的应用措施

2.1 改进管理方式

档案信息化建设需要科学高效的档案管理为前提。制定工程档案信息化管理的规章制度有利于提高工程档案管理水平，首先要拓宽档案信息管理思路，管理人员要坚持档案为社会大众服务的思想，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要实现从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；其次是提高档案信息管理水平，随着计算机管理软件的不断进步，网络建设使得档案管理的重心不断向档案信息化转变，档案电子文件要实现安全可靠地管理是一个不可回避的现实。

2.2 实现安全控制

安全管理是强调数字档案信息的安全风险降至可接受的程度，从而保证系统的安全运行和使用。首先是要定期进行风险评估，通过定期对信息系统进行风险评估来综合考虑信息系统所面临的风险、威胁造成的潜在影响和发生的可能性等因素，利用信息安全的信任体系有效预防、最大限度地消除各类突发事件的危害和影响。其次是制定安全保密策略，通过有效的信息安全技术增强安全防护能力和隐患发现能力， 确保数字档案达到数字档案安全级别。其次是开展数字档案信息安全培训工作，数字档案信息安全管理对数字档案信息的安全起着重要作用。一是要加强档案人员的安全意识，强化对档案人员信息技术的应用能力培训， 提高档案工作者运用现代化技术的技能以适应档案信息化的发展。二是对档案人员进行安全策略及安全技术的培训， 尤其是安全策略修改以加强安全策略的有效性。

2.3 重视人才培养

实现档案信息化关键在人才，必须充分利用人才为数字档案信息建设服务。建立科学合理的档案人才培养贮备机制， 完善人才建设的工作机制，加快创造有利于培养人才成长的工作环境，有计划有步骤地组织在职档案人员学习新知识、新技术，尽快使档案人员逐步成为既熟悉计算机知识、网络知识。在信息系统运行的任何状态下都有失泄密的可能，所以，电子档案信息必须运用多种手段， 不断建立起完善的数字档案信息系统安全保障体系， 从而保障档案信息化建设的顺利进行。

2.4 建立数字档案信息存取制度

数字档案信息要保持数据的不可更改性。首先要确保载体的安全性，数字化档案存储载体对外界环境很敏感，技术寿命越短的存储介质其数据丢失的风险也越大。数字化档案的存储介质达到相关工业标准的存储介质；其次是转换策略，转换的目的是实现不同介质之间信息内容的保存。但是转换有可能在内容等方面出现丢失现象，从而使用户对数字信息的可靠性产生质疑；再次是迁移策略，迁移是数字信息长期保存中的主要技术手段，从计算机发展趋势来看，数字信息的可获得性与可用性能够要使用不同的硬件环境，在数字信息的长期保存过程中，有效的迁移将避免信息的严重丢失。为了防止数字信息的丢失，在存贮过程中要寻找能保证数字档案馆长期运行的数字信息归档系统的模式。数字信息的长期保存在数字档案信息的形成、积累、保管和利用等各个环节上制定管理制度，并对保证数字记录真实性、完整性与有效性提出强制性要求。