高校档案管理信息化建设的问题与对策

Research on the Probems and Countermeasures of Informatization

Construction of University Archives Management

WU Yaping

（Yangtze University Coege of Technoogy &Engineering， Jingzhou， Hubei 434020）

1 高校档案管理信息化建设概述

1.1 高校档案管理的内涵

高校档案是指，“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高等学校档案所记录的信息体现了学校建设和发展的历史情况，反映了学校最基本的职能活动，不仅可以为学校的发展提供信息指引方向，而且它所记录的学生信息也为学生走向社会提供参考。高校档案是高校发展历程中最权威的信息库，各大高校越来越重视档案的管理并将其纳入学校管理体系当中，不断加大投入规范管理体系，以实现高校的可持续发展。

1.2 高校档案管理的信息化建设

传统的档案管理都是以纸质媒介记录所有信息，然后进行分类归档保管。这些档案在遇到学校搬迁、档案移送时很容易遗失，而且在档案查找调阅时也很麻烦，另外它不能实现信息的共享。随着信息技术的飞速发展，计算机和网络的普及，高校档案管理正经历着革命性的变化：高校档案管理模式已由传统的手工管理向现代信息化管理转变，也就是档案的信息化建设。在技术手段和应用软件的帮助下，表格、图表被广泛应用于档案管理，便于人们检查、查询、修正或者是重复使用，档案信息化建设使得档案管理更加规范、更加简单、更加方便、更容易实现资源的共享和永久保存。

1.3 高校档案管理信息化建设的意义

档案信息化建设方便了档案信息的保存。电子存储媒介具有信息容量大，占用空间小，无限距离传输等特点，因此档案的信息化建设能有效解决日益增长的档案信息与合理保管之间的矛盾，同时还增强了档案信息完整的资源保管和有效服务社会的能力。

档案信息化建设可有效实现档案信息资源的共享。计算技术和网络技术在档案信息化建设中广泛运用，将高校档案信息数字化和网络化，为高校档案走出封闭、走向社会创造了有利条件。

档案信息化建设优化了档案管理的模式。有了档案信息化建设，档案管理软件可以实现网上归档。电子档案的系统化管理，能够对文件进行全程控制，进而实现对档案管理模式的优化。

2 高校档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 档案信息化建设认识不足

教师和学生是高校档案的主要使用者，当教师面临工作调动时或学生毕业走向社会后，人档分离使得获取档案信息非常困难，因此高校档案信息化管理的需求日益强烈。另一方面，高等教育信息化建设进程对档案管理工作提出了新的思路和要求。当前，信息化、数字化已深入到高校教学、科研、学生活动和日常管理的方方面面，这就对高校档案的管理工作提出了更高的要求同时也带来了巨大的挑战。

社会和高校发展的需要均对高校档案信息化建设提出了较高要求，但目前仍然有很多高校没有明确地认识到高校档案管理信息化建设的重要性，因此学校对档案管理信息化建设工作既没有清晰的发展方向和建设目标，也没有相应的政策措施，并且对档案信息化建设过程中的难度估计不足，以致于档案信息化建设工作难以很好地推进和完成。

2.2 档案信息化建设管理体制混乱

“统一领导，分层管理”的档案管理体制在绝大多数高校并没有落到实处，而是简单地将档案办公计算机化和无纸化等同为档案管理的信息化，对档案的信息化建设缺乏有效的管理。档案信息化建设不仅仅是要将档案信息数字化，更重要的是要做到档案管理流程化、标准化、规范化，档案信息集中分类能够及时准确有效地被档案管理系统所接收，建立档案管理数据库，但是，由于学校管理不规范，机制不灵活，导致高校档案管理部门和教育科研管理部门不能有效协调，不能充分满足档案信息化管理的要求。 2.3 档案信息化建设基础设施和技术落后

目前，高校由于对档案信息化建设重视程度不够，档案管理经费投入和技术投入都比较少，一般对档案馆或档案室只是配备了基本的计算机和网络，导致了基础设施不完善，技术支持不充分，档案管理的信息化建设举步维艰。具体体现在以下几个方面：一是经费投入不足，使得电子化设备无法及时维修、更新或升级，不能跟上信息化发展的步伐;二是数据标准不统一，信息资源无法有效共享和处理。三是缺乏统一的接口和建设标准，电子文件统一归档十分困难。同时纸质文件正被电子文件以极快的速度和极大的覆盖面逐步替代，使得电子文件成为主要的记录工具，各高校缺乏统一的规范、标准的管理软件和信息接口及建设标准，对所产生的大量的电子文件未能进行系统化的归档处理，造成这些宝贵资源的丢失。

2.4 档案信息化建设人员素质偏低

高校档案管理人员素质偏低的根源还是高校领导受传统观念的束缚，对档案管理没有给予应有的关注和充分的认识，他们认为档案管理只是简单的业务工作，没有意识到档案管理信息化建设对学校和师生的发展具有极为重要的作用，因而就不注重档案管理的人员构成，忽视档案管理人员的素质培养和职业技能培训，导致高校档案管理中缺乏一支整体素质偏高、工作态度认真负责、做事严谨高效的管理队伍，具体表现在两个方面：一是高校档案管理人员的群体结构不合理。二是缺少对档案管理人员的培训和继续教育，使人们对档案管理信息化的认识不够充分，从根本上制约了高校档案管理工作的发展。

3 完善高校档案信息化建设的对策与措施

3.1 转变观念，提高认识

思想决定高度，高校档案管理能否实现信息化，首先取决于领导层对档案信息化建设的认识，他们不仅要充分了解高校档案的重要性，而且还要真正认识到档案信息化建设的意义，摒弃传统的档案管理方式，同时树立创新和服务观念，加强对档案管理信息化建设的重视，并且加大经费的投入和管理，进而实现高效档案的信息化建设。

3.2 健全档案信息化建设管理机制，明确管理方向

要形成一个健全的管理机制，首先需要学校对档案信息化建设总体规划和布局，明确其发展方向、管理目标。具体做法是：遵循 “统一规划、分期建设、逐步实施”的原则， 并以校内文件的形式确定下来以保证其权威性和指导性。其次要建立一个有纪律有组织高效率的档案管理机构确定人员和岗位职责，制定一系列有实际约束力的规范和标准，并确定档案信息细化建设不同阶段的发展规划，使网络信息化建设有章可循。

3.3 加大投入，改善条件

档案信息化建设需要相应配套的硬件设施和软件及技术支持，这些设备和技术都要高校增加档案管理方面的投入来获得。由于高校档案同时具有为社会提供服务的功能，因此其资金来源可从两方面着手：一是政府部门要加大资金投入，二是高校要自行筹措缺口资金。以保证高校档案信息化建设顺利进行。在获取足够的资金，配备了相应的基础设施后，还要注重技术跟进。具体要做到以下三点：一是建立标准化的档案信息数据库。由政府部门制定统一的信息标准，各高校充分利用自身优势，建立特色数据库，实现资源共享;二是实现办公自动化，提高工作效率;三是加强网络安全防护工作，提高数据安全性。可以从防火墙设定，访客身份认证和权限设置等方面着手。

3.4 加强档案管理信息化队伍建设，培养管理人才

加强档案信息化管理的实质上就是计算机技术的应用，计算机超强的运算与数据处理能力虽然能给档案管理者带来科学的管理手段和先进的检索方法，但是这给档案管理工作人员的综合素质提出了更高的要求，因此档案管理信息化建设 需要一批既懂得如何运用计算机信息网络技术，又精通档案业务的高层次人才。那么高校首先要做的就是改变档案管理人员的聘用方式，应当选择有相应的专业知识和学历水平的人员，而不能因照顾人才引进需要随意聘用不满足岗位要求的人员;其次是要加强对档案管理领导层人员的建设，领导层不仅要做好信息管理工作，同时还要做好上传下达的任务，因为他们对档案管理的意识程度直接影响到档案信息化建设的好坏。因此，档案部门需配备综合素质优秀、责任心极强、具有前瞻性的领导;第三是要加大对在职人员的继续教育和培训力度，通过有计划地组织档案管理员的培训、进修， 更新他们的知识结构，提高其业务水平，增强他们对档案信息辨别和处理能力，提升他们开发、利用档案资源的主动性，以适应档案信息化建设工作的需要;第四是尽可能地引进对计算机运用及其专业的人才，因为信息化建设实质上是对计算机网络知识的应用，无论是档案的网络利用，储藏档案数字化之间的转换，还是对电子文件的归档和管理等等，这些都需要将计算机知识和档案知识有机结合。因此在各个高校都应该为档案管理部门配备专业的计算机人士，同时让档案管理部门对他们进行相关的培训，将计算机技术与档案管理信息化有机结合起来。

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