档案网站用户需求调查报告
时间：2025-06-14
档案网站是开展档案信息服务的前瞻和依据。通过对尊南首部用户的问卷调查，在数据分析的基础上总结用户对档案网站的实际利用效果以及用户对档案网站信息服务的期望等。同时指出我国档案网站存在的问题，包括资源、检索功能、用户互动和用户引导等方面。
档案网站本质上是一个信息系统，任何系统在设计和开发过程中都要以用户需求为依据。档案网站的建设者只有对用户需求有充分的了解，才能根据变化了的需求来制定和调整网站已有的服务方式和各项功能。本文所指的档案网站用户是广义上的用户，包括任何对档案信息资源有利用需求的机构或个人。档案网站的用户需求不仅指档案机构对于网站建设的需求，更重要的是访问网站的用户对于档案网站的需求。笔者于2012年11月在河南省范围内对档案网站的用户需求进行了一次问卷调查，希望以本次调查数据为基础总结档案网站用户需求的一些特点，并且以此为导向对网站的管理和服务提出建议，从而提高其服务能力和水平。
2.1 问卷设计
此次调查问卷主要包括三大部分：
1. 被调查者的个人基本信息：包括年龄、受教育程度和职业背景。
2. 对档案网站的利用情况及反馈：包括浏览频率、利用目的、常浏览栏目、档案内容形式、检索功能使用等。
3. 对档案网站管理和服务的建议。
调查方式：通过电子邮件发放问卷300份，回收有效问卷285份（回收率95%）。
样本分布：
- 年龄：20岁以下（12%）、21-40岁（53%）、41-60岁（25%）、61岁以上（10%）。
- 文化程度：本科（38%）、硕士（24%）、博士及以上（20%）、大专及以下（18%）。
- 职业：档案专业师生（37%）、一般公众（27%）、档案管理员（10%）、历史学者（7%）、科研工作者（6%）、工程技术人员（5%）、决策者/行政人员（各4%）。
2.2 调查发现
2.2.1 浏览频率
- 经常浏览：15%
- 不经常浏览：68%
- 从未浏览：17%
2.2.2 利用目的
| 利用目的 | 比例 |
|---|---|
| 为部门工作提供参考 | 33% |
| 解决纠纷及处理案件 | 25% |
| 为经济建设提供参考 | 13% |
| 落实政策 | 12% |
| 休闲、猎奇 | 10% |
| 编史修志 | 7% |
2.2.3 常浏览栏目
| 栏目 | 比例 |
|---|---|
| 档案查询 | 27% |
| 现行文件查询 | 26% |
| 局馆简介 | 13% |
| 工作动态 | 10% |
| 业务指南 | 9% |
| 档案展览 | 5% |
| 公告 | 3% |
| 科研结果 | 3% |
| 档案编研 | 2% |
| 利用反馈 | 2% |
2.2.4 在线服务功能使用
| 功能 | 比例 |
|---|---|
| 未使用过 | 45% |
| 留言板 | 30% |
| 论坛 | 18% |
| 邮箱 | 4% |
| 博客 | 3% |
2.2.5 档案内容及形式
档案类型：
- 人事档案（37%）、文书档案（29%）、科技档案（18%）、会计档案（10%）、照片/实物档案（6%）。
文件格式：
- 文本（24%）、图形（23%）、图像（20%）、多媒体（15%）、音频（10%）、视频（8%）。
2.2.6 检索功能使用
检索方式：
- 全文检索（40%）、关键词检索（35%）。
检索结果提供方式：
- 下载保存（52%）、在线浏览（22%）、打印（20%）、邮件传递（6%）。
结果呈现形式：
- 分类呈现（55%）、表格形式（23%）、目录式条目（13%）、其他（9%）。
3.1 职业是影响需求的主要因素
职业决定用户关注的领域和档案类型（如文书档案、人事档案）。
3.2 知识结构影响信息需求
用户的信息能力（如检索技能）直接影响需求满足程度。
3.3 利用目的以实用为主
仅10%用户出于“休闲”目的，反映社会档案意识仍需提升。
3.4 一次文献利用为主
编研成果利用率低（仅2%），用户更关注原始档案。
3.5 互动效果有限
45%用户从未使用互动功能，且反馈机制不完善。
3.6 检索功能不足
现有检索工具简单（如仅关键词检索），无法满足高效需求。
4.1 丰富资源总量，优化馆藏
- 建设在线全文数据库，开发文化价值档案（如英国伦敦大都会档案馆案例）。
4.2 完善检索系统
- 增加高级检索、二次查询、结果分类/打印功能。
4.3 加强用户互动
- 优化留言板、论坛响应机制，提升用户体验。
4.4 开展用户教育
- 设置网络课程（如NetTutor）、开放式学习中心，提升信息素养。
档案网站需以用户需求为导向，通过完善功能、优化服务，提高信息资源的社会价值。