档案管理信息化的安生性探讨

一、引言

现代信息技术发展的速度令人咋舌，很多行业都推进信息化建设，档案信息化管理自然成了大势所趋。档案信息化管理有着巨大的发展潜力，它有利于实现档案信息资源跨越时间与空间的限制。最近几年来，我国的档案信息化管理取得了不错的成绩。部分省市以及高校都有自己的数字档案馆，部分企业以及政府的档案部门也开始构建网站，以此来发布一些档案信息，这样能更好的开展档案部门的工作。但是，档案信息化管理也有在一些问题存在，这也影响了档案信息化管理的质量与进程，其中最为重要的就是安全问题，电子文件的特殊和信息技术与网络发展的弊端，加上一些人为因素，阻碍并且影响信息档案的保管与利用。二、档案管理信息化面临的安全问题

1.真实性、可靠性以及可用性受到威胁

相对于电子文件而言，它的真实性以及可靠性受到很大的威胁。电子文件信息主要以光盘、磁盘为载体，导致电子文件容易被更改且更改以后不留痕迹，电子文件容易被复制，且复制以后分不清楚原件与复制件。

相对于数字化档案信息而言，它在保存和传输的过程中可用性受到很大威胁。传统档案的主要载体就是纸张，相对而言它保存的时间比光盘要长。所以光盘隔几年就必须更换新的载体，不然信息就不可读；其次光盘易受干扰，不好好保管就会消磁，这会使得记载的信息消失；另外，网络属于开放式的系统，计算机以及网络技术有很多漏洞，因此，黑客就很轻易地入侵档案机构的网站以及信息系统，造成系统和数据的破坏和泄露。

2.病毒以及黑客造成的威胁

兴建档案网站是档案信息化管理设的一大途径，企业等通过档案网站发布信息，以此来开展工作，但网络的开放性给档案信息的安全性带来威胁。首先就是木马程序，不法分子利用它非法侵入档案网站篡改以及获取档案信息，甚至会销毁数据资料；另外，黑客会侵入网站，获取管理权限。以上这些都会对档案信息安全造成很大的威胁。

3.档案工作人员自身的问题影响档案信息的安全

有些档案人员安全意识不高。由于传统服务模式的影响，档案工作人员不能很好的理解信息时代的档案工作性质。首先是知识结构相对滞后，传统档案馆的人员认为自己只是一个保管者，所以保障档案的安全仅仅保护好档案馆中的东西。但是档案信息化管理中，档案信息的安全有了很大的改变，这就要求工作人员不仅仅只是保护好档案实体。

内部的一些管理制度也威胁着档案信息的安全。责任不明确，制度不健全以及缺乏可操作性等都会引起管理安全的风险。

4.技术问题影响档案信息的安全

档案信息系统遭到人为破坏，主要是不法分子利用系统漏洞，传播木马程序，非法获取管理权限，破坏档案信息。首先，国家立法部门关于此类犯罪事件的法律不完善，许多数据规范、标准化问题尚未解决，各个部门各行其是，采用的软硬件设施不一，发现安全问题也无法共享每个部门所用的安全策略不统一，有些采用的是防火墙，安装反病毒软件，利用数据加密等多重措施来保证档案信息安全，但有些由于技术与资金的限制，只是采用单一的安全策略。其次，国内相关技术发展比较落后，这使得国内信息化技术严重依赖国外，很多方面都受制于人。

三、档案管理信息化相关的安全策略

1.制定完善的保管以及使用制度

用新载体的档案要保存在适当的条件中，要按时更换载体，保证使用载体与硬件设施的兼容性；把保存副本常规化形成一种制度，对副本实现异地保管，以备在档案受到损坏或者真实性受到质疑时，这样能够进行佐证；安装新版的杀毒软件，及时更新扫描系统漏洞，发现漏洞要及时修复，避免不法分子偷袭。

2.管理与技术双管齐下

针对电脑病毒，要制定措施以及法规，同时还要加强职业道德教育，不得传播制造病毒，另外还要采取一些专门措施，例如无关人员不能进入到档案系统管理部门，以及要对系统进行扫描，只有安全了才能使用等

3.提高档案工作人员的素质以及强化安全管理制度

首先要强化档案工作人员的安全意识。在档案信息化管理过程中要对工作人员进行政治思想以及保密教育，还要进行安全业务培训，以此来增强他们的安全意识以及责任心，让他们意识到保障档案信息安全人人有责。另外就是制定完善的管理制度。要及时对电子档案文件进行积累，一旦形成电子档案文件就必须及时地予以积累，以此来避免管理工作松散导致的信息改动。

4.使用有效的技术手段，建设良好的安全防护体系

目前大部分采用的是防火墙技术，这指的是在档案部门的内网跟外网之间设置一些保护的屏障，以此来保证内部的相关信息不被泄露，并且外部的一些人员不可以非法获取内部的信息，这种保护手段是非常基础的。除此之外此还有其他的安全保密技术，例如数字证书以及数字签名等。最后要说的就是各个部门之间要统一标准，构建安全体系，以此来降低安全风险。

四、结语

现代社会信息技术发展非常快，档案信息化管理也面临着许多的安全问题，除了文章当中提到一些之外还有法律法规、公众认识等问题。只有解决好了安全问题，才可以保证档案信息化管理工作发展得更好。但是安全问题不只是需要档案部门采取措施，还需要社会公众加强思想道德修养，更新观念，另外国家要加强立法。只有这样才能使档案信息化管理工作更好地为社会各界服务。

[1]徐迷.刘有平. 档案信息化安全的人为因素及其对策[J]. 黑龙江科技信息.2012.

[2]屈希阳. 档案信息化的安全隐患及其对策分析[J]. 电脑与电信.2012.