论档案利用的信息反馈工作

引言

档案利用信息反馈是指档案部门或者相关企业人事部门通过向相关人才提供其档案材料，以满足他们的需求，然后人才完成对档案的运用后，在通过信息反馈的方式将情况反馈回相关的机构，所以信息反馈工作的作用是非常重要的，也能作为档案部门工作未来改革的重要参考。对于大部分企业来说，任何改革都需要有一定的依据和方向，档案部门也不例外，如果信息反馈的量越多，则能够为企业发展带来的依据也就越多；同时由于信息的实时性以及真实性，所对于信息反馈的速度也有更高的要求。通过本文，就档案利用的信息反馈工作中的应用进行分析和研究。

一、档案信息反馈工作的意义

1.保证档案工作正常运作，促进工作完善和发展

档案管理工作一直都是一个比较严谨的工作，不但要求管理人员具备专业的管理手段，同时也需要通过合适的手段了解目前档案管理存在的问题，从而思考相应的改革手段。而信息反馈工作则是一种很好的手段，它可以通过反馈的方式及时反映出收集档案、整理档案、鉴别档案以及编写保存档案方面工作存在的问题，例如在编写方面，如果针对检索工具的选择还存在一定的问题，这时就需要通过信息反馈工作，了解详细的试试信息，从而根据档案馆自身的条件进行制定。

2.预测客户多元化要求，保证档案服务的质量

对于档案馆来说，它是一种特殊的行业，所以提供的服务也能体现出用户体验的需求，而通过信息反馈的手段，可以帮助档案部门及时了解用户的需求，同时根据需求的发展以及转变趋势进行提前预测，然后分析出根据用户具体的需求，提供相应的档案利用服务，一方面不但保证服务的质量，另一方面也能有效促进这个行业的快速发展。

3.增加档案工作宣传效应，提升行业社会价值

档案，是一个人的个人信息以及阅历的重要体现，但是目前社会大部分人对于档案管理工作的关注度以及了解程度还不够多，不但造成档案工作的开展存在一定的难度，而错挡以及弃档等现象也是屡见不鲜，这不仅仅是由于民众对于档案管理的意识不高，更重要的是由于档案工作在宣传方面存在较大的遗漏，从而导致很多民众对于档案工作的理解存在一定的偏差，而通过档案利用后的信息反馈，可以有效通过实际例证在民众之中树立起较强的信服力，同时矿业体现出宣传效应，让人们对档案工作更加了解，也能让档案馆在社会中树立起自身的社会价值。

二、当下档案信息反馈工作存在的问题

1.反馈制度缺乏完整性

随着时代不断的发展，很多企业对于档案管理也越来越重视，一些企业也针对自身档案管理建立起相关的档案利用机制，但是由于反馈制度缺乏规范性和完整性，也造成档案管理过程中出现诸多的问题，例如由于缺乏相关的明文规定，对于很多企业或者用户档案利用，都需要通过上报，最终造成用户在档案利用时的不便。

2.反馈过程缺乏实时性

由于反馈本身就是对信息的返还，而信息本身具有一定的时效性，反映出来的不仅仅是社会效益，同时也包含企业经济的效益，虽然反馈过程需要一定的时间，但是时间越长，会导致反馈不够及时，也让反馈信息本身缺乏实时性，失去了相应的有效性。

3.反馈信息实例缺少质量

档案利用的信息反馈主要是对于档案本身的利用作为实例，反馈相应的信息以及情况，但是目前很多档案利用信息反馈都存在实例描述不够细致，很多反馈的实例都不具有典型的代表意义，也说明了反馈信息实例整体质量不高的问题。

4.反馈信息缺乏准确性

准确性也是信息本身体现的价值，但是目前档案利用的信息反馈中，很多信息在准确性方面都有所欠缺，很多档案在利用过程中为了减少手续费用或者相关费用的缴纳，则会档案利用的真实情况进行隐瞒，甚至捏造虚假信息，从而导致档案利用反馈信息的真实性方面存在问题，严重影响了正常的工作流程。

三、档案利用的信息反馈工作改革方案

1.完善工作内容，提升行业服务理念

对于目前档案管理工作来说，首先需要保证切实性，即在信息反馈之前对社会需求进行了解，完善相关工作在管理以及工作流程方面欠缺的不足，保证档案利用的即时性；同时也要完善工作内容，将档案利用反馈信息的监督审查作为工作的重点之一，主要需要保证反馈信息的真实性。最后需要对档案管理人员的思想理念进行转变，让他们从被动服务的行为转变为主动服务的理念，对于档案信息要进行充分的利用，体现出行业的服务性。

2.拓展反馈渠道，拓展信息收集手段

反馈也是档案部门获取档案利用信息的主要渠道，但是对于传统反馈信息收集方式来说，具有一定的针对性，特别是在信息类型方面，着重于对一些成果的反馈信息进行重点收集，而收集的方式也比较被动，主要是通过网络或者意见箱。而为了保证档案利用信息反馈工作的成功改革，相关档案管理部门首先需要注重对建议以及意见的反馈信息收集，同时拓展相应的反馈收集渠道，例如走访调查、问卷发放或者网络投票的方式，也能够将以往被动的收集过程转变为主动收集，不但能够保证信息收集的完整性，同时也能增加信息反馈的量。

3.加强宣传效果，鼓励民众积极反馈 就宣传方面来说，档案部门首先需要通过实例进行汇编和整理，通过将已经完成编写的实例在各种社会宣传途径进行宣传，例如媒体、社区宣传栏、报纸等等，增强让民众对档案利用信息反馈产生的主动意识，同时相关档案部门可以配合一些公共展览会，通过公众陈列和展览的方式，让民众明白档案利用的意义和价值，从而让他们在潜意识中形成一种档案利用信息反馈的意识。

4.完善保障机制，保证反馈工作的权威性

目前档案利用信息反馈工作存在的问题，究其根本，缺乏有效的保障机制也是一个重要的因素。所以相关的档案部门需要通过一系列的保障机制手段建立，从而保证档案利用的信息反馈具有权威性以及合法性。具体的完善方向可以体现在以下四个方面：1、将档案利用信息反馈工作作为日常的档案管理流程，同时优化相关的档案管理人员配置，保证人员在其位尽其职，让档案利用信息反馈工作能够更加规范；2、在经济方面，可以通过将相关工作人员的经济收益与档案利用信息反馈的质量进行挂钩，对档案利用反馈的信息提出准确性、有效性以及实时性的要求。这样可以充分发挥相关工作人员的工作意识以及责任心，保证档案利用信息反馈工作的到位以及质量；3、相关政府部门需要将档案利用信息反馈作为档案管理工作的主要内容，同时在档案法中明确界定，并且要求各下级政府进行切实完善以及修改，保证法规的有效性。

四、结语

档案信息已经成为社会对人才进行分析和界定的重要标准。而对于档案利用效果的反馈也是对档案利用的社会效益以及宣传效应的一种有效的方式，从侧面可以突出档案本身的使用价值。所以说，档案利用信息反馈对于档案管理工作的完整和开展具有重要的意义，也是社会对人才管理的重要依据和基础。而有效的档案利用反馈信息将会为档案部门的工作调整提供依据，同时能够有效保证档案的合法有效利用，提升档案部门的服务质量，最后给整个社会也能带来较大的发展效益，也是各大企业不断完善和发展的重要基础。

[1]康雅星. 现代企业档案利用效果反馈工作分析[J] ,z贡卡型奏业管理与科技民有.