浅论档案着力于质量管理的有效操作方法

档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。档案是为经济建设服务，但是不能把提到为经济建设服务就狭隘地与获得多少经济效益划等号。保存档案的目的不是为了谋求利益，获得利润，而是为了人类社会的生存和可持续发展创造条件的，其效益最终大多表现为社会效益。因此，档案的质量管理就非常重要了，成为了关键。

一、档案全面质量管理的特点

1、全员参与。档案做好全面质量管理，就要求档案形成过程中的所有人员参与。如单位各级领导、文件起草人、定稿人、档案员等密切配合，严格按有关标准、要求共同完成公文处理和文件的归档、管理工作。使档案质量管理每个人都有责任，才能保证档案的完整性、统一性，保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。

2、全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用，整个过程都需要实行质量管理。

3、运用科学手段。运用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学手段，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

二、档案质量管理的标准要求

1、树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有关。因此，要从领导开始，提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化的大趋势，重视单位的档案网络信息化、数字化建设。

2、不断提高档案人员素质，健全规章制度，建立约束机制。思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案人员要有良好的政治思想素质（强烈的事业心、高度的责任感、良好的服务意识、默默无闻的奉献精神）。因是一项业务性较强的工作，其素质的高低，对档案质量影响甚大。要加强自身的业务学习，积极做好培训，以适应新时期档案工作的要求。

3、把实现档案价值作为检验质量的唯一标准。每个从事档案人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为生产、建设、教育、科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，体现档案的真正价值。

4、树立“下道工序是用户”的思想。因档案由多部门、多人完成的，不同部门、人员之间配合，组成上道“工序”，要为下道“工序”提供高质量的“半成品”，就必须提高档案质量。

5、坚持以预防为主，防检结合，重在提高。搞好档案全面质量管理，就要把握好重点。要从“事后把关”转移到“事先预防”上来，以做到防患于未然。

三、改进档案质量的方法与步骤

实施步骤：①分析现状，找出存在的质量问题。②分析产生档案质量问题的主要原因。③找出影响档案质量的各种因素。④针对影响档案质量的主要因素，提出实施计划，并制定解决问题的落实措施。⑤组织实施落实解决和改进档案质量的措施或计划。⑥与计划和目标对照，检查落实措施后取得的效果。⑦总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，预防类似事件发生。⑧对发现的问题，无论是遗留的，还是新出现的，都要从第一步开始，持续改进。

四、高质量档案管理的有效方法

1、建设档案库房。不论单位规模大小，都要建立专门的档案库房。从档案管理与安全保密的角度说，不宜将库房设在办公楼的最底层。门窗等应加固，以防盗窃。库房与阅览室分开，并指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度。

2、制定操作职责。制定适宜的、可操控的档案管理人员的职责尤为重要，这也是维护好档案的完整性与安全性的需要。这既是基本任务，又是保管工作的目的。实质上就是做到不坏、不丢、不散、不乱。

3、注重档案的交接。档案具有及强的延续性，档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。然而在实际工作中，大多数基层单位都做不到这一点。主要表现在：一是档案交接不及时；二是档案交接手续不严密。

4、加强档案信息电子化建设。开展档案信息电子化管理，适应社会发展的趋势。它的优势就是以室藏档案资料，纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成微机软件形式的二次文献信息，以便于供人们利用。主要特点：①充分利用和发挥了现有微机的潜能，提高了利用率。因大多数基层档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案着录或文件打字贮存，利用的低效率，从而造成了人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能发挥作用。②缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。在手工信息加工工作模式中，从文件资料形成到开发“二次文献信息”，时间过长，造成了信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，这就快捷地出版了二次文献。③档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，并将拷贝成果送到领导及各个部门，这就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然的也就得到了提高。④档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然在“信息高速公路”的企业档案管理尚在初级阶段，但要注意其发展动向。要有超前意识和对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来的“信息高速公路”上的档案信息运行管理铺好路。

5、加强涉密档案的管理。一些大型企业的产品，其技术与管理往往涉及到国家（企业）的核心秘密，关系到党和国家的安全及国家的政治活动、军事活动和一个企业经济发展的成败，关系到企业建设的进程。所以，为确保核心秘密的安全，必须切实管好涉密档案。对此建议如下：①涉密档案应与非涉密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。②层层提高档案管理人员与涉密人员的素质。绝密档案管理人员必须有较增强其责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经办的事情要件件设防，防止“无形”储存在头脑中秘密被泄露。档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家和企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。③加强涉密档案的日常管理。在涉密档案的调阅、移出、销毁等时候，都应严格按规定手续办理，指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，及时查处，并进行补救。④做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。要正确分析、鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据工作需要，全面确定档案的保存价值，以准确地判定档案的保管期限。

结语

档案全面质量管理就是要单位领导、档案工作全体人员都积极参与，全面的以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而始终保证着高质量档案的持续发展。其核心也就是要强调提高档案工作水平，不断保证档案的高质量。

档案工作者肩负着历史的职责，有效提高档案管理人员的意识，使档案得到科学的管理，用丰富科技信息资源，来推动档案事业的发展。建立这样的工作思路和方法，才能确保档案管理质量得到稳步的提高。■

[1]辜蔚君.关于人力资源数字化转型中数据管理工作的思考[J].厦门科技, 2023(1):43-47.