信息技术在二级学院财务精细化管理中的应用

实施校院两级财务管理已是如今高校财务运行采取的主要管理模式，但随着二级学院办学规模不断扩张、教育专项经费投入力度不断加大，使得各种收入支出渠道增多、数额加大，由于缺乏可操作性的财务监督方式，二级学院财务管理不规范、内部分配不透明等问题日益突出，阻碍了校院两级管理体制改革深化。所以，加强二级学院财务管理，完善财务监督体系已成为当前十分迫切的课题。

1 财务精细化管理的内涵

精细化管理顾名思义就是做到精确细致的管理，所谓财务精细化管理，就是要求财务管理的各项内容和管理的每一个环节都要达到精致的程度，严格按照预算组织各项财务活动，将财务管理的责任化和具体化落实到实处，最终实现财务管理的辅助决策和监督控制功能。而信息化建设是学院实现财务精细化管理的根本手段，只有通过信息化技术手段对大量的相关数据资源进行加工和提炼，财务管理的各项内容和管理的每一个环节才能达到精致的程度，从而实现财务管理精细化。

2 学院财务管理存在的问题

学院的财务管理是学院可持续发展的基础，现阶段很多学院在财务管理上都、或多或少地存在问题：比如年度预算编制不准确、有财务数据但缺少财务分析的工具、缺少财务监督手段，若没有对这些问题提供重视并缺少科学合理的解决方案， 将无法保证学院财务活动的正常运行。

2.1 预算编制不准确

学院各部门普遍认为预算编制就是学院办公室的工作职责，各部门都只是简单地编制本部门经费的支出计划，有的甚至仅停留在初步的框算阶段，有的还巧立名目虚增预算，而学院办公室又没有准确详细的经过分类的历史数据作为参考，只能依据各部门的数据统计上报，这不但不能保证预算的科学性与合理性，也削弱了预算的约束力和执行力。

2.2 财务分析缺少工具

有些学院虽然有财务数据，但大多数只是Exce电子表格。虽然Exce软件功能强大，但对于学院财务人员来说，本身缺乏必要的信息技术技能，利用Exce收集的财务数据分类简单，提炼存在困难，难以使用其强大的计算功能和图表工具来进行财务分析，一般只能做出简单的报表分析，不能提供可靠的、全方位的分析数据。

2.3 财务监督缺乏手段

学院保存的财务数据由于不能实时共享，导致分管财务的负责人、部门之间、岗位之间，往往受制于信息反馈的渠道，难以在财务活动过程中将财务管理的监督控制功能加以利用，从而不能为学院发展提供决策依据。

3 学院财务精细化管理的解决方案

利用信息化平台的逐步建设，将信息技术融入财务管理工作，创新“财务管理网络化、财务监管全程化、经济活动透明化”的新模式，是提升学院财务工作精细化管理水平，实现财务工作精细化管理目标的有效方案。

3.1 进行财务信息化建设，打造精细化工作平台

信息化建设是学院实现财务精细化管理的根本手段，财务管理必须建立在大量的相关数据资源的基础上，通过信息化技术手段进行数据资源的加工和提炼，从而实现财务管理精细化。对于学院的财务管理主要包括预算、收入和支出管理，因此信息化平台主要模块应包括：学院经费预算支出、学院部门（专项）预算支出、学院预算收入、日常收入与支出、数据统计、支出分析等。通过这些模块，学院负责人可以随时查看和分析各个预算的具体收支情况，实现对学院内部财务活动的监控。通过数据统计模块对各部门开放，使部门之间、岗位之间都能够进行有效的监督，以此来加大监督的力度。 学院经费预算支出模块按经费编号显示了各类学院自筹经费、专项经费、学校下拨经?M等的使用情况和明细；学院部门（专项）预算支出模块显示了每个部门的每一项预算列表的实际支出和明细；学院预算收入模块显示了学院的办学收入和上交学校完成的任务量；日常收入与支出用于财务秘书记录学院的财务活动数据；支出分析模块显示不同要求下的学院预算完成情况的分析图表；数据统计模块可以设置成内部共享，按不同的条件完成支出情况的统计，并显示财务活动明细。

3.2 利用精细化工作平台，实现财务精细化管理

财务的精细化管理，目标就是要达到“事前预算，事中控制，事后考核”，体现在具体环节上是指通过信息技术的支撑，提升预算管理的颗粒度（颗粒度用于表示预算项目的最小组成单元），严格按预算控制支出，增强预算对经济活动的约束力。

做好“事前预算”：学院的财务预算通常是根据历年整体的运行状况及未来的发展趋势，对下一年度的财务收支进行科学的规划。根据信息平台的历史数据，学院各部门能清晰的了解近几年的实际开支，再结合学院下一年度的发展计划，基本能测算出本部门的下年度开支情况。当然，为保证学院预算的准确性，各部门的预算列表清单必须足够细化，细分成最小的单元后，也有利于进行财务分析。

做好“事中控制”：有效的财务分析方法可以准确判断当前学院的运行状况，分析的结果可反映出管理过程中存在的问题， 以便管理人员能够及时有效地解决。信息平台中利用状态-颜色表示法，来表示当前财务支出情况，把实际支出占预算支出的比例从0到超额分成7个状态，分别为0-20%、21%-40%、41%-60%，61%-80%、81%-100%、101%-120%、大于121%，用不同颜色代表支出的不同状态，分别为红、橙、黄、绿、青、蓝、紫。通过定期的检查预算执行情况，对于实际支出与预算偏差较大的情况，要重点分析并提出相应的解决与控制措施。图2，图3分别为二种财务分析方式。

做好“事后考核”：为达到财务预算的准确率，减少预算数据和实际执行数据之间的差异，并把财务预算作为各部门绩效考核的组成部分，需要把各部门的预算执行情况以具体的数字形式表现出来。信息化平台以每个部门为单位，以公式 得到的数字结果作为预算执行情况的得分。

An代表实际支出的7个状态分别对应的预算列表数量；

S代表每个部门的全部预算列表数量；

Bn代表7个状态对应的分值，分别为20、40、60、80、100、100、20分；

3.3 利用精细化工作平台，构建财务监督“透明” 体系

在财务管理中，应该注重内部监督体制的建设， 使部门之间、岗位之间都能够进行有效的监督。通过精细化工作平台，学院很容易建立内部监管、领导监管和外部监督三位一体的“透明”监管体系。内部监管是各部门负责人通过“学院部门（专项）预算支出”模块，可以查看本部门预算列表实际支出情况，通过支出明细了解本部门的运行状况；领导监管是具有相关权限的领导可以通过“学院部门（专项）预算支出”“学院经费预算支出”“支出分析”等模块了解学院经费使用情况和分析各部门相关工作进展情况；外部监督是通过“数据统计”模块，把财务数据反映的事务活动对全院员工进行公开。

3.4 信息化平台的应用实现了学院财务精细化管理

应用信息化平台以前，学院财务数据使用EXCEL软件进行数据的记录，需要时再进行简单的统计，财务活动基本按经费类别分类，很难通过各部门的实际开支反映部门的运行状态，数据单机化又不能实时共享，财务管理基本不能对学院的日常活动起辅助决策的作用。在信息化平台建设的推动下，学院财务管理工作才可能从规范化管理向精细化管理发展。应用信息化平台之后，学院负责人可以随时掌握各个预算的具体收支情况，利用信息化技术手段对相关数据资源进行加工提炼和分析，加强对学院内部管理绩效的监控。财务数据还可以对各部门开放，使部门之间、岗位之间都能够进行有效的监督， 构建了“透明” 体系。

4 结论

将信息技术融入财务管理工作，实现“财务数据信息化、管理网络化、监管全程化” 的目标，对提升学院财务精细化管理的水平，促进学院可持续发展具有重要意义。当然，信息化平台的建设必须有信息化人才作为支撑，同时由于系统的建设专业性太强，系统在应用过程中不可避免的需要维护和技术改进，而且随着管理需求的提升和变化，信息平台的建设也需要与之相适应，逐步添加契合需求的功能。