浅谈企业固定资产信息化管理中的问题及其对策

0 引言

随着信息化管理方式的普遍应用，一些企业在资产管理领域相继也运用了信息化系统平台，记录资产的“生、病、医、亡”全生命周期信息等。资产信息化管理系统（以下简称系统）的建立，实现了纸质工作流程电子化，扩大了企业资产管理的覆盖面、增强了透明度，极大提高了资产管理的工作效率。然而，系统在对资产进行全方位动态分析、安全监管以及流程显性化方面还存在些问题。本文针对这些问题进行探讨，给出相应的应对措施。

1 企业固定资产信息化管理中存在的问题

1.1 一些企业因规模较大，资产类别较多，有土地、房屋与构筑物、仪器设备、文体设备、办公营具、消防设备、机动车辆等等，而这些资产却分属不同的部门管理。各管理部门根据所管资产的特征，以及日常工作中需要掌握的资产信息，分别建立了相应的系统。然而，各系统所用的开发语言、办公界面、字段设置格式、查询方式以及生成报表格式都不尽相同，造成一个企业有多个不同的分类资产管理系统。如此看似企业的每个职能部门工作负责，管理精细，实则浪费资源，也是企业整体管理效率不高的一种形式，以至造成各个部门资产信息相互隔绝，增加管理及协调成本。

1.2 资产信息化管理实现了工作流程电子化，确实比纸质流程工作模式提高了工作效率，但并不是所有流程都是完美的，一些流程还需优化。比如，在采购一件资产时，一般流程是“需求拟制―需求部门管理者审核――资产管理部门会签――企业管理者批准――采购部门实施――验收――入库――入账”。如果资产管理部门或企业管理者对流程中最初的“需求”有疑问时，不能在流程中与“需求”发起人直接沟通，只能提交“意见”回退流程，导致流程重新发起。或是通过电话、面对面交流询问答疑后，对流程所在节点进行审批，这极大地影响了工作开展，更谈不上效率。

1.3 虽然系统一般会对不同资产的总数量、总价值、总损耗、维修等信息统计，但却没有与企业日常运行、成本管理深入结合，未能将资产基础数据与企业产量进行比较分析，从而不能得出资产投入与产出比，更不可能为企业在资产投入、运行管理方面提供科学依据。

1.4 目前系统虽对企业各层级管理者、资产管理员、资产使用人、财务人员在信息查询、录入、统计、分析等方面设置了只读、可录入、可修改、可统计等权限，却没有对关键使用人，即信息输入人员的权限设置监管手段，导致资产管理员在系统中的信息录入、完善的权限很大，这将对资产数据的客观性，资产管理的安全性带来风险。

2 完善资产信息化管理系统的应对措施

2.1 做好顶层规划，建立资产信息化管理系统 企业应设置一个职责明确的资产管理部门，统揽全局，全面管理各类资产，建立企业资产信息化管理系统，包括各类资产。针对各类资产的功能、特征、属性等异同，设计通用的查询、统计、审批等功能模块，集约信息资源。对特征显著不同的资产，可设计子系统，但子系统的设计思路应与整个系统一致，从而保证子系统及其各功能模块能与整个系统其它功能接口顺利链接。这样方便所有管理者、使用者共享各类资产信息，打破了原有的信息壁垒，同时也降低了管理成本。

2.2 优化系统流程，提升管理效率 系统应解决每个功能模块遇到特殊需求如何回答的功能。还是以资产采购流程为例，当流程到资产管理部门会签或企业管理者审批时，他们需要对“需求”深入了解相关问题时，可以在会签或审批栏中直接输入问题后提交。当问题提交后，流程前端的所有执行人会得到系统提示，如“工作紧急处理”提示标志。进入“工作紧急处理”后能立即看到问题，并可直接进行回复后提交。同理，当会签人或审批人可以得到系统对问题已回复的提醒，如“问题已解答”，并能查阅详细的解答内容。如此固化而又灵活的信息化工作流程切实提高了工作效率。

2.3 强化资产运行分析，推动管理纵深发展 企业的发展离不开资产的支撑，更需要不断更新或维护资产。因此，要利用该系统来提高资产管理能力，应将系统与企业运行管理深度融合。系统不仅应实现对资产的使用时间、折旧、维修、报废、封存、盘盈、盘亏、对外投资等不同状态下发生的成本进行记录，还需要实现统计，形成详细的月度或年度报表功能。在统计出硬成本的基础上，系统可根据资产的使用效率测算出资产的投入与产出比。比如统计仪器全年的使用时间，结合仪器测试的产品数量，以及仪器的折旧、维护等成本，计算出仪器全年的投入与产出比；如仪器过保修期后多次出现故障，可查询故障发生的共性与个性问题，测算残存价值，为企业管理者作出是否进行更新、维修的决策提供参考。

2.4 细化系统权限，加大监管力度 系统应当利用技术手段对信息录入人员的权限加以规范、监管，尤其是在完善或修改信息时，应增加类似“信息更改原因”的必填框，并由上级管理者或第二方同事确认后才能保存完善或修改后的信息，这可以保证信息客观公正，同时对职业腐败也起到一定的防范作用。

资产信息化管理是资产管理划时代的变革，固化了工作流程，明确了工作职责，保证了资产信息的全面性，提高了企业运行效率。但是，我们应该在使用信息系统的过程中，不断完善、发掘系统的数据统计、分析、比较功能，让系统为企业日常运行服务；不断摸索系统与企业财务管理、企业生产管理等融合的可能性，为企业长远发展做好参谋助手。这些工作不是一朝一夕能成就的事，需要各级管理人员不断深入探讨研究。

[1]辜蔚君.关于人力资源数字化转型中数据管理工作的思考[J].厦门科技, 2023(1):43-47.